Discutere oggi in forma asincrona attraverso le mailing list professionali è del tutto consueto.
Nel 1996, invece, si trattava di una modalità percepita come estranea alla professione o, comunque, guardata con sostanziale diffidenza.

Tuttavia, dall’ottobre del 1996, dall’Archivio generale di Ateneo dell’Università degli studi di Padova, diretto da Gianni Penzo Doria, iniziarono a partire, verso una cinquantina di destinatari in chiaro, una serie quotidiana di informazioni – una striscia, in pratica – su eventi, problemi e altro inerenti alla professione e al mondo degli archivi.

Cominciarono a nascere i primi dibattiti e, sul finire del 1996, si trasformò nella prima vera agorà telematica di discussione a distanza, sempre più partecipata, anche se con un numero limitato di aderenti (circa 150). Giova ricordare, infatti, che un quarto di secolo fa non molti avevano attivato i servizi internet e che la scatoletta del modem a 28k, poi a 56k, era ancora un oggetto tutto sommato estraneo alla vita professionale, acquistabile da un provider spesso improvvisato sotto casa.

Nel dicembre 1996, complice uno splendido convegno organizzato a Oristano, venne deciso da un gruppo di innovatori di istituire una vera e propria lista di discussione, formalizzando quanto era nato in forma spontanea con la designazione a moderatore di colui che l’aveva fondata.

Dal momento che gli aderenti effettivi erano, contati a Natale 1996, soltanto 23, la lista fu denominata autoironicamente “Archivi 23”.
Nell’aprile 1997, tuttavia, si contavano già oltre 400 iscritti, ma medio tempore era stata promulgata la legge 675/1996, la c.d. legge sulla privacy. Pertanto, d’intesa con gli informatici del Centro di calcolo dell’Ateneo padovano, fu deciso di chiedere un consenso tramite una mail ufficiale di “iscrizione” e di “autorizzazione” al mantenimento dell’indirizzo nella banca dati dell’Università, abbandonando l’indirizzo gianni.penzodoria@unipd.it e creando l’indirizzo istituzionale archivi23@unipd.it.

Apriti cielo. Sollevazione popolare e un’archivista veneziana, poi pentitasi solo qualche anno dopo, disse che non avrebbe mandato alcunché, perché (testualmente) sarebbe stata lesa la propria identità privata.
Nel giro di pochi anni, Archivi 23 raggiunse una diffusione capillare e divenne un vero e proprio punto di riferimento, con oltre 3.000 iscritti.
La formula era semplicissima: una serie di email mandate giornalmente in un solo blocco (tranne qualche caso giustificato), a trattare non tanto informazioni o eventi, quanto piuttosto vere e proprie discussioni.

All’inizio fu criticata la possibilità di non poter condividere la propria replica se non nel giorno seguente, ma questa, in realtà, fu una delle chiavi del successo nazionale di quella lista.
La motivazione era duplice: a valle di un lavoro redazionale, i messaggi partivano in forma non presidiata di mattina presto per evitare quello che allora era un problema “fisico”, cioè il traffico sulla rete, ma soprattutto per evitare l’effetto botta&risposta di poche righe non meditate. L’esempio erano altre liste di discussione professionali di diverso ambito, impantanate in polemiche sterili dai leoni da tastiera. Decidere un solo “slot one shot” fu, dunque, vincente.
Il tutto avveniva con una moderazione puntuale non sui contenuti, ma aggiungendo una “Nota del moderatore”, spesso lunga e articolata. Ci sono colleghi che tuttora conservano dei circa 1.500 messaggi inviati ogni anno soltanto quelli contenenti quella “Nota”.
Nel 2012 Penzo Doria lasciò Padova per l’incarico di direttore generale a Trieste e passò l’eredità di tutta la lista all’ANAI Veneto.

Il passaggio comportò una riorganizzazione complessiva del funzionamento di Archivi23 sia dal punto di vista organizzativo che da quello tecnologico, perché passavamo da una gestione che utilizzava un semplice client di posta e alcuni colleghi di uno stesso ufficio ad una “redazione distribuita” che prevedeva il coinvolgimento di persone che lavoravano e vivevano in luoghi diversi e molto distanti tra loro. Inoltre, volevamo creare uno strumento che fosse sia flessibile per supportare il continuo modificarsi dei dati degli iscritti (gli indirizzi mail) sia al passo con gli standard di gestione delle mailing list. Pertanto nel gennaio 2013 venne affittato un server su cui venne installata una distribuzione GNU/Linux che avesse il compito di far funzionare un’istanza del software open source Mailman che elaborava le mail inviate all’indirizzo archivi23@lists.anaiveneto.org. Si trattava e si tratta ancor’oggi di un’applicazione web molto semplice che permette di accedere al pannello di controllo della mailing list via browser e pertanto slegato da una determinata postazione informatica così che i redattori possono scegliere il momento più comodo della loro giornata per selezionare ed inviare i messaggi.

Mantenemmo tutte le regole di comportamento di Archivi23 con l’eccezione della “Nota del moderatore” perché il sistema utilizzato non prevedeva questa possibilità ed introducemmo il divieto di inviare allegati per evitare che Archivi23 diventasse vettore di diffusione di virus informatici che si sarebbero diffusi all’interno di numerosi sistemi archivistici. Lo stesso motivo ci portò a scegliere come unica modalità di invio dei messaggi quella del testo puro, evitando di utilizzare linguaggio html.

Nel corso degli anni successivi l’unica modifica tecnica di un certo rilievo fu il passaggio da un server ad un provider che offriva servizi Mailman. Questa scelta fu dettata da costi minori e dall’assenza di operazioni di manutenzione che sono direttamente gestite dal provider. La moderazione dei messaggi permane come tratto distintivo di Archivi23 che lascia filtrare solo messaggi di tipo professionale con contenuti espressi in modo costruttivo evitando così gli scontri tra mittenti che intasano inutilmente le caselle postali degli iscritti, anche se nel corso degli anni non poche sono state le critiche avanzate nei confronti della redazione, tacciata di eccessiva censura e di non lasciare la giusta libertà di espressione all’interno della lista. Attualmente i moderatori sono: Matteo Monetti e Alberto Fiorato che si avvalgono della consulenza tecnico-informatica di Mirko Romanato e che hanno sostituito da alcuni anni nella loro attività volontaria Monica Martignon e Remigio Pegoraro.