La dottrina ha più volte sottolineato l’importanza delle attività di ordinamento e inventariazione degli archivi privati, non solo ai fini scientifici, ma anche ai fini dell’individuazione giuridica dei beni tutelati, in rapporto alla disciplina comunitaria della circolazione internazionale.

I proprietari di archivi sottoposti a vincolo sono perciò tenuti a provvedere al loro ordinamento e inventariazione:, ai sensi dell’art. 30, comma 4, del codice dei beni culturali, come modificato dall’art. 2, comma 1, n. 2, lettera o), del D. L.vo 26.3.2008 n. 62. Poiché di regola essi non sono tecnicamente in grado di espletare personalmente detta incombenza, anzi spesso non sono neppure in grado di comprendere l’importanza delle carte in loro possesso,[1] devono necessariamente rivolgersi a operatori esterni, con il conseguente onere finanziario.: attesa l’entità del patrimonio da tutelare e la scarsità di risorse organiche, risulta infatti estremamente difficile per le Soprintendenze Archivistiche provvedere direttamente, né l’esiguità dello stanziamento permette di accedere agevolmente ai contributi previsti dall’art. 35 dello stesso codice.

La Direzione Generale per gli Archivi ha perciò interessato l’Agenzia delle Entrate , in modo da far riconoscere le agevolazioni fiscali previste , rispettivamente, dall’art. 15, comma 1, lettera g) e dall’art. 100, comma 2, lettera e, del Testo Unico Imposte sul Reddito (d’ora innanzi; TUIR) ai privati proprietari, possessori e detentori di archivi privati sottoposti a vincolo che abbiano,a loro spese, provveduto al loro ordinamento e inventariazione.

Dette norme prevedono rispettivamente la detraibilità dal reddito complessivo e la deducibilità dal reddito di impresa delle spese sostenute dai soggetti obbligati alla manutenzione, protezione o restauro delle cose vincolate ai sensi del D. L.vo 29.10.1990 n. 490 e del D. P. R. 30.9.1963 n. 1409 ( ora sostituiti dal  codice dei beni culturali e del paesaggio, approvato con D. L.vo 22.1.2004 n. 42, e successive modifiche e integrazioni ), nella misura effettivamente rimasta a carico. La necessità delle spese, quando non siano obbligatorie per legge, deve risultare da apposita certificazione rilasciata dalla competente soprintendenza del Ministero per i beni e le attività culturali, previo accertamento della loro congruità effettuato d’intesa con il competente ufficio dell’Agenzia del Territorio.

Al riguardo,si è evidenziato il ruolo degli inventari quali strumenti di individuazione giuridica e di protezione dei beni culturali archivistici e non si è mancato di far rilevare la collocazione sistematica dell’art. 30 sopra citato, che non a caso è inserito nel Capo III – Protezione e conservazione – Sezione II – Misure di conservazione del codice dei beni culturali. Si è altresì fatto presente che la giurisprudenza, dal canto suo, ha affermato che l’inosservanza dell’obbligo di inventariare un archivio privato sottoposto a vincolo determina uno stato di pericolo tale da legittimare l’adozione del provvedimento cautelare di cui all’art. 43 del DPR n. 1409/63, ora recepito nell’art. 43 del codice ( Cassazione Civile – SS. UU. – 5.12.1990 n. 11679; TAR Lazio – Sezione II – 24.5.1988 n. 717 ).

L’Agenzia delle Entrate ha in seguito chiesto chiarimenti sulla natura e finalità degli interventi di ordinamento e inventariazione.

Alla richiesta è stato dato sollecito riscontro, precisando che i concetti di ordinamento e inventariazione  sono stati elaborati dalla dottrina archivistica, i cui risultati sono stati recepiti  dal legislatore; compito di una legge non è infatti dare definizioni scientifiche, bensì adoperare con il massimo possibile rigore termini che dal linguaggio comune o da discipline particolari ,abbiano ricevuto un significato sufficientemente chiaro e preciso.(Relazione al D.P.R. 30.9.1963 n. 1409, recante norme relative all’ordinamento e al personale degli Archivi di Stato, in MINISTERO DELL’INTERNO. DIREZIONE GENERALE DEGLI ARCHIVI DI STATO, La legge sugli archivi, Roma, 1963, pag. 67).

Nella fattispecie, si intende per ordinamento il complesso delle operazioni necessarie per dare un’organizzazione sistematica alle unità archivistiche sulla base di un principio teorico. Dalla metà del secolo XIX si è affermato in Italia il metodo basato sul principio di provenienza ,o metodo [2]storico, che consiste nel restituire alle serie l’ordinamento originario. Tale metodo implica lo studio attento delle funzioni,dell’attività e dei criteri di archiviazione posti in essere dal soggetto produttore dell’archivio.

L’ordinamento è propedeutico e indissolubilmente legato all’inventariazione ,ossia alla stesura di uno strumento di ricerca che descriva tutte le unità archivistiche di un fondo ordinato ,non solo per finalità scientifiche ma anche ai fini dell’individuazione giuridica e della salvaguardia dei beni.

L’Agenzia delle Entrate, con nota 3 marzo 2009, n. 954 – 28601/2009, ha convenuto sulla correttezza della linea interpretativa sostenuta dall’Amministrazione archivistica., osservando in particolare che in considerazione della specificità del bene “archivio”, si deve ritenere che, in base alla normativa sui beni culturali e alle indicazioni fornite dall’amministrazione competente alla loro tutela, le attività di ordinazione (sic) e inventariazione degli archivi di particolare importanza, di cui all’art. 30 del Codice B. C., risultano riconducibili alla nozione di conservazione, ed in particolare di “manutenzione”, così come definita dall’art. 29 del medesimo codice, in quanto assolvano alla funzione di mantenere integra l’efficienza funzionale e l’identità del bene e delle sue parti nonché la funzione di protezione e fruizione delle fonti documentarie che non sarebbe possibile in una condizione di disordine e abbandono.

Trova quindi conferma la linea interpretativa volta a sottolineare, accanto alla valenza culturale, la funzione giuridica degli inventari, in un’ottica di salvaguardia e tutela.

Ne consegue che le spese sostenute per ordinare e inventariare gli archivi privati, nella misura in cui si rendono obbligatorie ai sensi del citato articolo 30 in quanto correlate, come puntualizzato da codesto Ministero, ad interventi di carattere straordinario da realizzare immediatamente dopo l’apposizione del vincolo o, per quanto concerne l’aggiornamento dell’inventario già realizzato, successivamente all’insorgere di altre cause straordinarie verificate dalle autorità pubbliche competenti, possono fruire delle agevolazioni fiscali previste per la manutenzione, protezione e restauro dei beni vincolati di cui agli articoli 15 e 100 del TUIR, beninteso, a condizione che la congruità del relativo ammontare, ove le spese non siano obbligatorie, sia previamente accertata da codesto Dicastero, d’intesa con l’Agenzia del Territorio ai sensi dei richiamati articoli 15 e 100.

Con lettera circolare 10 marzo 2009 n. 4, gli Istituti archivistici sono stati resi adotti di questo parere, che dovrebbe agevolare l’attività di tutela del patrimonio non statale, in quanto il principio di diritto affermato è senz’altro invocabile nella fattispecie analoga, di cui all’art. 147 del  TUIR.

[1] Significativo è il caso dell’archivio Paolini- Capponi di Amatrice, abbandonato per anni in una soffitta, poi fortunosamente reperito e ora depositato  presso l’Archivio di Stato di L’Aquila. Degno di nota che esso contiene le uniche testimonianze superstiti sull’attività della Regia Corte di Amatrice, il cui archivio è andato disperso.

[2] A. ATTANASIO, La controversia sul decreto di deposito coatto dell’archivio Altieri: pronunce giurisprudenziali e proposte di regolamentazione, in  RAS, LIII (1993) 1, pp. 43/86; ID,, Gli inventari quale strumento per la individuazione giuridica dei beni nel sistema della vigilanza sugli archivi privati, in Il futuro della memoria. Atti del convegno internazionale di studi sugli archivi di famiglie e di persone. Capri, 9-13 1991 , a cura di I. P. TASCINI,  Pubblicazioni degli Archivi di Stato, Saggi, 45, Roma, 1997,I, pp. 161/166. Si veda anche O. PEDINI, Aspetti giuridici e scientifici degli inventari archivistici, in corso di  pubblicazione.