Il progetto internazionale InterPARES3 (International Research on Permanent Authentic Records in Electronic Systems), sulla scia e a completamento di quanto già elaborato dalle precedenti edizioni, affronta le problematiche della conservazione digitale a lungo termine di istituzioni e strutture archivistiche di piccole e medie dimensioni detentrici di archivi informatici.

Il progetto InterPARES1, sviluppatosi tra il 1999 e il 2001, mirava allo sviluppo di teorie e metodi per la conservazione di documenti digitali autentici dal punto di vista dei soggetti conservatori,  mentre il successivo InterPARES2, iniziato nel 2002 e terminato nel 2007, si è concentrato sulle problematiche dell'affidabilità e accuratezza del documento digitale in tutte le sue fasi di vita, estendendo la ricerca dalla fase conservativa a quella della creazione, analizzando quindi anche il rapporto tra soggetto produttore e soggetto conservatore.

Partendo dai risultati emersi in questi primi nove anni di ricerca, l'attuale edizione del progetto affronta nello specifico la questione della conservazione di documenti e archivi digitali, indagando più diffusamente gli aspetti applicativi di quanto emerso a livello teorico e metodologico da InterPARES1 e InterPARES2.

Questa fase della ricerca interviene sia su complessi documentari già sedimentati, sia sulla formazione e organizzazione di archivi digitali, al fine di valutare il grado di applicabilità delle acquisizioni teoriche elaborate alle realtà di piccole e medie istituzioni detentrici di archivi digitali. Nel corso dell'attività di InterPARES come anche da altre indagini dedicate all'applicazione pratica dei principi teorici della conservazione digitale, è infatti emersa la difficoltà per gli archivisti operanti in tali contesti di affrontare concretamente e operativamente le criticità tipiche di queste istituzioni.

I nodi della ricerca quindi si allargano collegando i temi della conservazione a quelli della creazione e formazione dei documenti e dell'archivio. Il progetto pone particolare attenzione non soltanto all'applicazione dei principi della conservazione al fine di garantire autenticità, integrità ed affidabilità al documento digitale nel tempo, ma anche agli aspetti tecnico-organizzativi istituzionali degli enti che costituiscono oggetto degli studi di casi.

In quest'ottica, sono stati individuati tre percorsi ai quali ricondurre le singole ricerche: il primo identifica gli studi volti all'analisi  dei documenti digitali, il secondo si concentra sullo sviluppo di sistemi per la gestione e tenuta dei documenti, il terzo mira alla definizione di linee direttive di settore. Va da sé che questi tre percorsi pur nella loro autonomia sono spesso interconnessi tra loro.

La strutturazione del progetto prevede l'organizzazione in TEAM nazionali che operino autonomamente seppur in concomitanza con il TEAM internazionale, sviluppando confronto e condivisione continui, incoraggiando la libera circolazione di idee e informazioni tra i partecipanti, nell'ottica di un impegno di ricerca internazionale, interdisciplinare e multi-settoriale. Ogni TEAM può predisporre studi di casi singoli, inquadrati nello schema già proposto, ma anche studi generali, che vengono poi condivisi a livello internazionale, riguardanti temi di rilevanza generale, che rendono fondamentale un dibattito condiviso e un contributo comune.

In quest'ottica, il TEAM Italy ha portato avanti nel primo anno un intenso lavoro di ricerca, sviluppando sia uno studio generale, che alcuni studi specifici del gruppo italiano.

Per quanto riguarda lo studio generale, è stato predisposto a cura del CNIPA (in collaborazione con l'Università di Roma), uno studio tecnico sui sistemi operativi di gestione e archiviazione delle e-mail al fine di individuare, in una fase successiva, le attività necessarie a sostenere modalità conservative coerenti con la natura archivistica dei documenti considerati. I primi risultati della ricerca sono stati presentati e discussi all'ultima riunione del TEAM Italy, tenutasi il 26 settembre scorso a Fiesole presso l'Istituto universitario europeo. Lo studio sinora svolto si è concentrato su un'iniziale analisi degli aspetti relativi all'utilizzo e alla gestione della posta elettronica: la definizione dell'infrastruttura tecnologica, gli standard di riferimento, i formati e la struttura di un messaggio e-mail, le questioni legate ad accesso, sicurezza e privacy, le attuali risposte, anche commerciali, alle problematiche conservative. Obiettivo del progetto, che deve ancora essere sottoposto all'analisi del team internazionale, è quello di definire policy e procedure di base nell'ambito della archiviazione e conservazione di e-mail.

Gli studi di casi interni al team nazionale, portati avanti in questo primo anno  hanno riguardato: la predisposizione di un sistema di gestione documentaria dell'ICCROM e nell'ambito del progetto ATLANTIS  la conservazione del registro di protocollo informatico nativo.

Nel primo caso si è trattato di seguire, sulla base delle teorie definite in InterPARES1 e 2, la nascita e lo sviluppo di un sistema digitale di gestione documentale complesso, interno all'ICCROM (Centro internazionale di studi per la conservazione e il restauro dei beni culturali), che già produce e gestisce, seppure in assenza di un sistema organizzato, una cospicua quantità di documentazione digitale. Il Centro rispecchia adeguatamente la tipologia di soggetto giuridico individuata nelle linee programmatiche di InterPARES3; una volta reso pubblico, il lavoro di predisposizione di un sistema di gestione documentale, in vista del quale è già stata svolta una complessa analisi organizzativo-documentaria dell'ente, potrà essere un punto di riferimento per un gran numero di istituzioni con caratteristiche analoghe.

Il progetto ATLANTIS, sostenuto da un gruppo di lavoro interuniversitario coordinato dall'Università di Padova, si propone di individuare regole comuni per la redazione di documenti amministrativi, al fine di uniformarne secondo principi razionali i processi di produzione, gestione e conservazione a lungo termine. In questo ambito è stato individuato uno studio di caso che si incentra sulla definizione delle caratteristiche giuridico-diplomatistiche del registro di protocollo informatico, nell'ottica del necessario mantenimento dei requisiti di autenticità, integrità ed affidabilità del registro digitale di protocollo nel lungo periodo.

Una prima relazione in merito allo stato di avanzamento della ricerca è già stata portata all'attenzione del team nazionale e da questo discussa; a breve questa stessa relazione verrà presentata al team internazionale per un comune confronto.

Terminato il primo anno di ricerca, il TEAM Italy, nell'occasione dell'incontro dello scorso settembre a Fiesole, ha definito gli studi di casi che verranno sviluppati nel biennio 2008-2009. Al momento, i casi previsti sono: l'analisi e implementazione del sistema di gestione documentale della Repubblica di San Marino (in collaborazione con l'Archivio di Stato di San Marino), la predisposizione di policy per il sistema di conservazione digitale della Regione Emilia Romagna, nell'ambito del progetto PAR-ER (Polo Archivistico Regionale dell'Emilia Romagna), la definizione di policy per i sistemi di conservazione documentale dei notai italiani, in collaborazione con il Consiglio nazionale del Notariato, il progetto THESIS, prosecuzione di ATLANTIS, che affronta le  problematiche di conservazione digitale delle tesi di laurea e di dottorato.