La Commissione interministeriale per la gestione telematica del flusso documentale e dematerializzazione, istituita dal Ministro per le Riforme e l’Innovazioni nella PA, ha recentemente formulato una proposta di regole tecniche in materia di formazione e conservazione dei documenti informatici.

La Commissione, presieduta dal Prof. Pierluigi Ridolfi, è composta da rappresentanti delle amministrazioni centrali e da alcuni esperti nominati direttamente dal Ministro.

Il testo della proposta dovrebbe costituire la base per un decreto ministeriale, da emanare in base agli articoli 22, c. 4,  e 71 del Codice dell’Amministrazione Digitale.

Il documento è stato pubblicato nel sito del Ministro per consentire agli interessati – amministrazioni, operatori sul mercato, esperti – di avanzare commenti e formulare eventuali proposte.

La conservazione sostitutiva della documentazione informatica è attualmente disciplinata dalla Deliberazione Cnipa n. 11/2004. Le nuove regole tecniche sono state sviluppate sulla base delle esperienze maturate dall’applicazione della Deliberazione, delle prospettive innovative aperte dal Codice e dell’evoluzione tecnologica di questi ultimi anni.

La proposta delinea le regole generali che devono governare l’attività di formazione e conservazione dei documenti informatici, senza entrare nel merito di aspetti peculiari che sono di norma fortemente dipendenti dallo specifico contesto amministrativo e tecnologico.

Per facilitare l’adozione di soluzioni idonee, la proposta prevede l’emanazione di guide tecniche, che forniranno esempi di processi, procedure e strumenti con cui è possibile soddisfare quanto prescritto dal decreto.  

 

I destinatari del DM potranno quindi adottare le procedure e le tecniche che riterranno più appropriate, purché rispettino il quadro delle regole generali.

 

Rispetto alla Deliberazione Cnipa 11/2004, gli aspetti più qualificanti della proposta possono essere riassunti nei seguenti punti:

·        Le nuove regole prendono in considerazione l'intero ciclo di vita del documento, dalla fase della formazione (quelle attuali riguardano solo la fase di conservazione). Introducono un'ottica di sistema nella gestione e conservazione dei documenti informatici, finora mancante, e vengono precisati i requisiti per assicurare la leggibilità nel tempo dei documenti e del loro contesto.

·        Vengono delineati e chiariti i compiti del responsabile della conservazione.

·        Per la riproduzione sostitutiva di documenti analogici o informatici, viene confermato l’attuale procedimento, ma con una più chiara definizione della funzione del pubblico ufficiale quale certificatore delle attività del processo effettuate.

·        Viene stabilito quali debbano essere i formati di conservazione dei documenti informatici, pur mantenendo sostanzialmente libera la scelta di quelli per la loro formazione.

·        Viene specificato che i supporti per la memorizzazione devono avere caratteristiche di qualità e durata tali da consentire la conservazione dei dati nel lungo periodo, senza necessariamente essere di tipo ottico.

 

 

 

Tali principi sono così riassunti nel dispositivo della proposta:

 

art. 3: la formazione del documento informatico avviene con prodotti di mercato o open source di larga diffusione, dunque è sostanzialmente libera;

art. 4 e 5: per quanto riguarda la riproduzione sostitutiva di documenti analogici e la riproduzione di documenti informatici, viene confermato, nella sostanza, l’attuale procedimento, ma con una più chiara definizione della funzione del pubblico ufficiale;

art. 6: si precisano i requisiti del sistema di conservazione introdotto dal Codice dell’Amministrazione Digitatale;

art. 7: si tratta di un dettato normativo innovativo che stabilisce che i formati di conservazione debbano essere di tipo aperto;

art. 8: i supporti per la conservazione devono avere caratteristiche di qualità e durata, ma non viene specificato il vincolo della “archiviazione ottica”;

art. 9: vengono meglio chiariti i compiti del responsabile della conservazione;

art. 10: viene disciplinata l’esibizione di un documento conservato;

art. 11: viene assegnato al Cnipa il compito di emettere, in tempi brevi, le guide tecniche che approfondiranno, con esempi e suggerimenti operativi, i principali argomenti trattati nel DM;

art. 12: nel caso di processi specifici, non previsti dalle guide tecniche, le Amministrazioni debbono sottoporre le singole soluzioni al Cnipa per l’approvazione.

 

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