Il giorno 7 gennaio 2008, presso la Direzione generale degli archivi, Servizio III, in via Sommacampagna 47, Roma, si è tenuta la prima riunione dello Steering Committee del team italiano del progetto InterPARES 3. Erano presenti: Maria Grazia Pastura, dirigente DGA; Mariella Guercio, Università di Urbino; Stefano Vitali, Archivio di Stato di Firenze; Gianfranco Pontevolpe, CNIPA; Gabriele Bezzi, Provincia di Bologna; Guido Marinelli, Università di Tor Vergata, Laboratorio Nestor; Maria Emanuela Marinelli, Soprintendenza archivistica per  il Lazio.

E’ stato discusso il programma di lavoro da affrontare in questi primi mesi di svolgimento del progetto. Innanzitutto bisognerà provvedere alla traduzione in italiano di alcuni testi, quali il data base terminologico, la documentazione di supporto per i casi di studio (questionari), il documento di policy del progetto, e il documento per l’analisi diplomatica. Oltre ai volontari, saranno individuate alcune figure, tra i partecipanti al progetto stesso, che hanno già esperienza di traduzione dall’inglese di documenti similari.

 

Sono stati individuati alcuni casi di studio da analizzare durante questo primo anno di lavoro. Si è convenuto sulla necessità di contenere il numero di casi di studio da analizzare, considerato il fatto che per ora non è disponibile un budget specifico a disposizione del progetto, le cui attività sono pertanto sostenute grazie al supporto dei singoli partner.

In tutti i casi di studio è necessario che venga formalmente definito il soggetto giuridico ed il responsabile cui far riferimento per lo svolgimento del progetto stesso, oltre ai ricercatori e agli studenti che dovranno sostenere il lavoro di indagine.

In particolare, si è ritenuto di avviare lo studio sul caso PARER, presentato dalla Provincia di Bologna, e dalla Regione Emilia Romagna con riferimento all’analisi del sistema di conservazione, cui potrebbero partecipare anche la Regione Piemonte e la Regione Toscana.

Sono inoltre stati identificati due casi di studio relativi alla creazione di un sistema di protocollazione che possa essere in grado anche di garantire la conservazione a lungo termine, individuando le modifiche necessarie affinché possa configurarsi come un completo sistema di gestione documentale. Fanno parte di tali casi di studio il Comune di Padova, affiancato dall’Università e il Comune di Trezzo sull’Adda, affiancato dal Politecnico di Milano; potrebbero essere successivamente coinvolti anche gli uffici protocollo delle Università partecipanti ad InterPARES 3.

Altri due studi di caso riguarderanno i documenti scambiati come posta elettronica nell’ambito dei progetti di ricerca delle Università di Urbino e di Tor Vergata.

Altri casi sono stati proposti e sono in corso di definizione: dal Notariato, che propone la creazione di un sistema di conservazione simile a quello di PARER, a cui potrà eventualmente essere affiancato; dall’ICCROM, che propone un sistema di gestione documentale quale quello dei Comuni citati; dall’IRTEM, che propone uno studio sulla conservazione di documenti musicali; il progetto ATLANTIS, dell’Archivio di ateneo dell’Università di Padova, che intende definire le tipologie documentali e individuare quali elementi diplomatici sia necessario riportare in ambito informatico. Anche la Repubblica di San Marino propone uno studio di casi.

E’ da valutare se sia possibile sostenere in questa prima fase l’impegno per tutti i casi indicati (e invia di definizione) o se convenga rinviare al 2009 alcune proposte. La decisione è rinviata all’incontro del Team a Fiesole (31 gennaio-1 febbraio). In quella occasione i proponenti dovranno comunque predisporre una scheda dettagliata sulla base delle indicazioni stabilite dal progetto InterPARES.

Nella prossima riunione generale dovranno essere definiti i team che lavoreranno su ogni caso di studio, i relativi coordinatori, e le linee guida per un documento di contesto. Per ciascuno dei progetti dovrà essere inoltre definito un interlocutore universitario e il supervisore per la parte archivistica

 

Infine sono stati individuati le strutture di ricerca che svilupperanno lo studio, affidato al Team italiano, sui sistemi applicativi per la gestione delle email. Per quanto riguarda il problema generale, verranno formalmente coinvolte le strutture partecipanti ad InterPARES 3 che possono mettere a disposizione tecnici informatici, e cioè l’Università di Tor Vergata, quella di Macerata, quella di Padova, il Politecnico di Milano ed il CNIPA, per l’analisi degli aspetti tecnici informatici dei sistemi di posta.

Partendo da uno studio sui maggiori sistemi operativi di invio e gestione della posta elettronica in uso nel mondo, potranno essere analizzati alcuni prodotti commerciali per la conservazione delle email sui server aziendali.

 

Roma 13 gennaio 2008                           Maria Emanuela Marinelli