Il giorno 4 dicembre 2007, presso una sala gentilmente offerta dall’Unioncamere nella sua sede di Piazza Sallustio 21 in Roma, si è tenuta la riunione costitutiva del gruppo italiano (TEAM Italy) del progetto InterPARES 3. Erano presenti Luciana Duranti, Direttrice del progetto internazionale, Mariella Guercio, direttrice del progetto italiano, Guido Marinelli, co-direttore del progetto italiano, ed una larghissima parte di rappresentanti degli enti e delle istituzioni invitati a partecipare (per i quali si rimanda alla lista distribuita all’inizio della riunione stessa e allegata al presente verbale).

Mariella Guercio ha presentato il progetto italiano, cui partecipano ben cinque Università, il Ministero per i beni e le attività culturali, la Scuola Normale Superiore di Pisa, alcune Regioni ed istituzioni di grande livello. Attualmente, il progetto non ha ancora avuto finanziamenti, anche se questi sono stati richiesti dalle Università nell’ambito dei programmi PRIN, per cui si è ancora in attesa di risposta. Ma, mentre la durata di InterPARES 3 è di cinque anni, i finanziamenti eventualmente ottenuti dalle Università italiane coprono un biennio. Sarà quindi comunque necessario studiare forme di finanziamento per gli anni successivi. A questo proposito, nel corso della riunione i rappresentanti del Politecnico di Milano hanno espresso l’intenzione di voler mettere a disposizione del gruppo le risorse necessarie per concorrere alla call per un progetto europeo sull’argomento trattato da InterPARES 3.

Dopo che il gruppo ha approvato l’agenda della riunione, Luciana Duranti ha precisato che le organizzazioni possono presentare anche più di un caso di studio, che eventualmente possono susseguirsi nel corso del quinquennio. Ha suggerito di:

prevedere un massimo di 20 case studies – attualmente il team italiano ne ha 14 in agenda, ma non tutti confermati – e nel caso in cui si voglia prevederne di più, organizzare il lavoro in modo da esaurirli in sequenza, velocemente, per dare spazio ad altri, anche all’interno delle stesse istituzioni test-bed;

attuare i case studies con test-bed di piccole o medie dimensioni che, quindi, prevedano un massimo di 5 archivisti nel loro staff;

incentivare il lavoro e la partecipazione degli studenti prevedendo un numero di crediti o di borse di studio da assegnare ai fini della ricerca (proposta avanzata da Mariella Guercio).

 

Ha fornito poi alcune informazioni pratiche sulla redazione dei documenti, che saranno in lingua italiana per quelli destinati al gruppo italiano, in lingua inglese per quelli destinati ad essere letti da tutti i componenti dei diversi team nazionali. Il sito Web di InterPARES, in lingua inglese, è diviso in diverse zone, una pubblica, disponibile a tutti gli interessati, ed una ristretta, riservata ai partecipanti alla ricerca; inoltre vi sono quelle dedicate ai vari team nazionali; vi sarà quindi una zona dedicata al solo team italiano, dove i partecipanti al gruppo potranno scambiarsi opinioni e risultati, e condividere documenti. Le password ed ogni altro elemento utile all’utilizzo del sito saranno messi a disposizione dei partecipanti nel più breve tempo possibile.

Dopo l’annuncio dell’affluenza del team della Turchia all’interno del team internazionale di ricerca, Luciana Duranti ha riassunto brevemente i risultati dei precedenti progetti InterPARES, e illustrato gli scopi di questa terza tranche del programma: permettere ad istituzioni pubbliche e private di piccola o media dimensione, o di risorse economiche od umane limitate, di acquisire metodologia ed istruzioni per conservare a lungo termine documenti digitali autentici che soddisfino i bisogni dei loro produttori e della società in generale. Le componenti del progetto sono: 1) ricerca pura, che porti allo sviluppo di nuove conoscenze nel breve e lungo termine, attraverso studi generali o lo studio di casi relativi a policy, materiali archivistici o sistemi; 2) educazione e formazione professionale, sia nell’ambito dell’ente protagonista della ricerca, sia attraverso associazioni professionali, università o altro, senza tralasciare l’educazione indiretta che ricevono i ricercatori coinvolti nella ricerca stessa; 3) diffusione delle conoscenze acquisite, attraverso la preparazione di documenti scritti, la partecipazione a conferenze, convegni ed ogni altra occasione utile, che permetta di soddisfare i bisogni dei partner accademici ed istituzionali. Nell’illustrare gli obiettivi del progetto InterPARES 3,( per l’elenco dei quali si rimanda alla documentazione ricevuta dai partecipanti prima della riunione), Luciana Duranti ha sottolineato l’importanza di aver acquisito, prima dell’avvio delle varie istanze di ricerca specifiche di questo progetto, i risultati dei precedenti, in particolare di InterPARES 2, che sono disponibili sul sito Web. Tra i vari obiettivi da raggiungere, identificati nell’elenco da numeri che si riferiscono alle componenti evidenziate precedentemente, l’applicabilità delle soluzioni individuate anche in organizzazioni che non hanno grandi disponibilità tecnologiche o finanziarie, la scelta delle priorità, lo studio delle conseguenze che le particolarità degli ambienti e della regolamentazione giuridica, diversa per ciascun paese, e, in misura minore, per ciascuna tipologia delle organizzazioni coinvolte, comporta nell’applicazione delle soluzioni individuate. E’ stato sottolineato che le scelte conservative hanno anche conseguenze etiche, che incidono sulla possibilità di consegnare ai posteri documenti e informazioni. Un punto importante quello relativo ai sistemi di valutazione, soprattuto per quanto riguarda il rapporto costi/benefici cioè il calcolo di quanto costa fare e quanto NON fare conservazione. Relativamente a questo punto, Mariella Guercio ha ricordato la presenza, sul sito dell’ICCU, di 12 studi da tenere presenti per il successivo lavoro..

Altri elementi molto importanti sono quelli relativi alla diffusione delle conoscenze acquisite durante la ricerca, in ambiti specifici e non, e lo stabilire criteri per determinare i livelli di rischio, all’interno di gruppi di documenti di cui già è stata decisa la conservazione permanente.

Nei vari team internazionali si è cercato di avere casi simili, in modo da studiare la stessa tipologia di problemi, così da condividere risultati e diffondere soluzioni testate in più di un contesto. Sono stati definiti due general studies, uno in carico all’Italia e avente per oggetto lo studio delle applicazioni software per la gestione delle e-mail, e l’altro proposto da Singapore e avente per oggetto lo studio delle applicazioni per la conservazione dei siti web.

Dopo aver sottolineato la differenza tra i Test bed partners e i Resource partners (questi ultimi mettono a disposizione le conoscenze derivanti dalla loro esperienza), si è passati a discutere delle risorse umane che potranno essere impiegate per le ricerche. Mariella Guercio e Guido Marinelli hanno fatto riferimento ai modi con cui coinvolgere gli studenti universitari (tesi di laurea, master di secondo livello. ecc.).

Luciana Duranti è poi passata ad illustrare i database comuni già presenti sul sito web del progetto e che, in realtà, andranno ad implementare il bacino di informazioni già creatosi alla fine delle due precedenti edizioni di InterPARES:

database terminologico: è prevista l’individuazione, da parte di Luciana Duranti, di 50 termini-base che saranno tradotti in italiano, e il cui significato sarà affiancato a quello ufficiale di InterPARES. Il database terminologico è costituito da tre componenti: 1) un glossario con la definizione di ogni termine usato dai ricercatori nei documenti; 2) un dizionario con tutte le definizioni esistenti anche nelle altre discipline; 3) le ontologie contenenti i concetti di documento archivistico, di affidabilità della trasmissione del documento (es. concetto di originale, copia, ecc.) e di affidabilità del documento stesso (reliability, authenticity, accuracy);

data base bibliografico: già presente sul sito e contenente dei link utili alla ricerca;

data base degli standard: contenente tutti gli standard internazionali e, naturalmente, ampliabile con gli standard nazionali effettivi e appartenenti alla normativa vigente.

Successivamente è stata affrontata l’analisi dell’Intellectual Framework, un documento steso dal team canadese e contenente un “quadro concettuale” di tutti i principi che stanno alla base del progetto. E’ stato deciso che il documento verrà tradotto in italiano e accompagnato da un ulteriore documento di contestualizzazione ed interpretazione. La sua lettura, inoltre, ha sollevato diverse osservazioni in merito alla definizione della parola Act, e nello specifico della parola maintain, e in merito all’utilizzo dell’espressione electromagnetically affixed, relativa alla modalità in cui vengono fissati i contenuti di un oggetto digitale (digital object) sul suo supporto.

 

Nel pomeriggio sono stati affrontate le 3 categorie di case studies: 1) case study che ha lo scopo di creare una policy (es. manuale di gestione); 2) case study che ha lo scopo di disegnare un sistema (sistema di recordkeeping o di recordmaking, o record preservation); 3) case study che ha lo scopo di prendere in analisi i documenti digitali esistenti e fornire la soluzione necessaria per la loro corretta gestione e conservazione.

Guido Marinelli ha illustrato le proposte di studi di casi dell’Universitàdi Tor Vergata, e cioè:

la conservazione delle e-mail, problema che si intende affrontare in modo complementare a quanto proposto dall’Università di Urbino; lo studio si focalizzerà sulla certezza dell’origine della comunicazione, della sua integrità, della sua sicurezza, della tutela della privacy, garantendo inoltre la conservazione di lungo periodo per le informazioni;

 la conservazione dell’integrità dei dati dei documenti nel momento in cui avviene una migrazione da un archivio ad un altro.

Si è poi discusso della costituzione dei gruppi di lavoro, cui dovranno partecipare sia i responsabili dell’ente che rappresenta il case study che i ricercatori sotto la guida di un responsabile coordinatore; e della composizione del Dissemination Committee, il Comitato che ha il ruolo di prendere le decisioni con il Direttore del progetto nazionale, e i cui membri cambiano annualmente. Questo Comitato ha il compito di identificare le conferenze e di decidere chi deve prendervi parte, cosa presentare e il grado di impegno complessivo. Per il momento è stato proposto un numero di 6 membri, tra cui rientrerà sicuramente un rappresentante della Repubblica San Marino, un componente della Regione Emilia Romagna e un co-direttore; i restanti componenti saranno definiti nel gennaio 2008.

Si è quindi giunti a discutere della metodologia da adottare per gli studi generali: il metodo di ricerca per gli studi a livello internazionale viene scelto dal team internazionale, mentre se lo studio è condotto a livello nazionale potrà essere scelta anche una metodologia particolare. E’ comunque indispensabile la collaborazione attiva dei ricercatori con i responsabili dell’organizzazione o ente che rappresenta il case study, in quanto è indispensabile comprendere bene l’ambiente in cui si opera, identificare il problema, che va circoscritto ed eventualmente suddiviso in questioni di più semplice soluzione, e identificare con certezza l’obiettivo che si vuole raggiungere. Andranno raccolte informazioni sulla cultura organizzativa del soggetto produttore, eseguita una analisi diplomatica sui documenti prodotti e ricevuti, enucleate le fasi della ricerca.

Sono stati illustrati i template (presenti nel sito web, e costituiti da un preciso numero di domande, per le quali il ricercatore è tenuto a definire le risposte), da utilizzare in sede di ricerca, e nello specifico il template del documento di analisi del contesto (suddiviso in due sezioni, una riguardante il test-bed in generale e una riguardante le attività del test-bed, cioè il contesto amministrativo e le attività manageriali) e il template del documento di analisi diplomatica del singolo record (records study). Per quanto riguarda il modeling è necessario usare IDEF0. Per ognuna delle tre categorie di case studies è necessario rispondere alle domande previste dal questionario: Quello per la policy è costituito da 18 domande; quello per il recordkeeping system è costituito da 11 domande; e quello per i records, da compilare dopo aver effettuato l’analisi diplomatica, è costituito da 14 domande. La soluzione raggiunta andrà poi testata in contesti diversi.

Sono stati infine affrontati problemi di organizzazione, relativi a come far entrare nel gruppo nuovi partecipanti, la scelta dei metodi per diffondere i risultati, l’uso della carta intestata del progetto a seconda se un partecipante stia compiendo un intervento esterno in ambito nazionale od internazionale.

A livello internazionale sono state stabilite le seguenti date, comuni a tutti i progetti nazionali:

entro il 31gennaio 2008 deve essere presentato il template di contesto del test-bed;

entro il 31 marzo 2008 deve essere presentato il template dei data-collection;

entro il 30 aprile 2008 bisogna rispondere al questionario sui case studies;

il rapporto finale deve essere consegnato nel novembre 2008 in lingua inglese.

 

Per quanto riguarda il gruppo italiano, è stato stabilito il seguente calendario:

1° incontro – giovedì, 31 gennaio e venerdì, 1 febbraio 2008;

2° incontro – mercoledì 28, giovedì 29 e venerdì 30 maggio 2008;

3° incontro – lunedì 24, martedì 25 e mercoledì 26 novembre 2008.

 

Nel gennaio 2008 dovranno essere definite le sedi degli incontri stabiliti in calendario e l’uso dei formati da utilizzare per la realizzazione della documentazione: a tal proposito il rappresentante dell’Università di Bologna ha proposto l’utilizzo di Open Office.

 

 

Roma. 11 dicembre 2007                                     Maria Emanuela Marinelli