A cura della Sezione Sardegna dell’ANAI si è tenuto a Cagliari, nei giorni 6-7 febbraio 2007, un corso di aggiornamento dedicato all’Organizzazione e gestione degli archivi di deposito tra teoria e prassi. Il seminario, incentrato sulle problematiche relative alla gestione degli archivi di deposito, è stato infatti  organizzato nell’ambito delle iniziative dedicate all’aggiornamento e alla formazione professionale.

La funzione  del “deposito” è invece ormai decisamente focale nel percorso archivistico e l'elevato numero degli iscritti al corso – ha continuato la stessa - è indice dell'estremo interesse che tale argomento riveste anche in campo professionale e quindi nel mondo del lavoro. Il seminario ha preso avvio con la lezione del dott.  Stefano Vitali, dell’Archivio di Stato di Firenze, dal titolo Il ruolo dell’archivio di deposito: aspetti teorici e problemi organizzativi. Le prime difficoltà nell’identificare il ruolo dell’archivio di deposito si riscontrano – ha posto in rilievo il relatore - nel momento stesso in cui si cerca di darne una definizione; gli archivisti parlano di una “definizione difficile”, di un mondo senza funzioni specifiche se non quella del consolidamento dell’assetto, soprattutto per il problema del mutamento delle responsabilità dal produttore al conservatore. Il ruolo del “deposito” oggi assume una veste particolare alla luce dei mutamenti del lavoro amministrativo, dove al modello piramidale si è venuto a formare uno o più moduli organizzativi flessibili, con centri d’autonoma responsabilità. Questo ha comportato un'esplosione quantitativa di documenti, la crisi definitiva del modello ufficio protocollo - archivio centralizzato e una frammentazione della produzione documentaria.

I problemi di conservazione ai fini della salvaguardia delle prerogative giuridiche delle istituzioni produttrici e dei diritti dei cittadini, si rivelano più pressanti nel deposito che diventa in realtà il luogo in cui si concretizza la memoria da trasmettere alle generazioni future. Proprio per questo motivo è necessario che gli archivi di deposito siano affidati ad archivisti specializzati e che siano attuate azioni concrete volte alla riconquista del controllo sui depositi, azioni non disgiunte da una più razionale organizzazione e sedimentazione dei documenti. Stefano Vitali ha riferito delle attività portate avanti nel settore dalla Regione Autonoma della Sardegna, e del tentativo di elaborare una politica complessiva sui depositi, in relazione alla razionalizzazione in corso dei processi di formazione degli archivi e in vista della prossima costituzione dell’Archivio storico della Regione. Insieme all’avvio del progetto di censimento degli archivi di deposito della Regione, sono state emanate le Disposizioni per l’organizzazione e la gestione degli archivi di deposito, con la finalità di dare precise indicazioni sulla tenuta degli archivi di deposito esistenti, di fornire regole per una  ordinata sedimentazione delle carte e di prevedere meccanismi che assicurino l’ordinato passaggio dei documenti alla sezione storica, nel rispetto della normativa vigente. Nell'ampia e approfondita lezione Vitali ha, inoltre, sottolineato la necessità di avere a disposizione appositi spazi per il trattamento del materiale e per la consultazione, dove poter organizzare periodicamente il trasferimento delle carte dall’archivio corrente e dove il  mantenimento dell'ordine è condizione indispensabile per la continuità della memoria. Un sistema archivio così organizzato dovrà prevedere un sistema integrato degli strumenti di ricerca, quali elenchi di trasferimento, la Guida topografica dei depositi, il Sistema informativo degli archivi di deposito dell’Amministrazione Regionale della Sardegna (SIADARS) e le liste delle unità archivistiche o gli inventari sommari delle serie e/o dei complessi archivistici conservati. L’applicazione reale delle Disposizioni che dovrebbero essere assunte ad esempio dalla P. A. in generale - ha concluso Vitali – non potrà non arrecare benefici alla macchina amministrativa della Regione Autonoma della Sardegna ma soprattutto garantirà un’ordinata sedimentazione della memoria documentaria, assicurando la conservazione delle preziosa testimonianza della storia e dell’identità della Sardegna, da difendere, valorizzare e trasmettere alle future generazioni.

Dopo Stefano Vitali è intervenuta la dott.ssa Micol Raimondi, funzionario della Regione Sardegna,  coordinatrice del progetto SIADARS. La relatrice  ricollegandosi alla precedente relazione, ha illustrato le attività svolte nel quadro del censimento degli archivi di deposito, descrivendone la situazione problematica, facendo il bilancio del lavoro compiuto e delineando i futuri sviluppi. Nel corso della lezione ha delineato analiticamente l'articolata struttura del database creato per il censimento dei depositi, descrivendo, in particolare, i moduli relativi ai soggetti produttori, agli atti normativi che  hanno stabilito attribuzioni e competenze dei soggetti, agli archivi di deposito visti anche topograficamente, ai loro responsabili e ai complessi documentari.  

Hanno concluso la mattinata, interamente dedicata agli archivi di deposito della Regione Sardegna, i dott. Aldo Aveni Cirino e Francesca Desogus, archivisti libero-professionisti che hanno fatto parte dell'èquipe che in concreto ha operato per il censimento. I due archivisti con le Buone e cattive pratiche nella gestione dei depositi, hanno  raccontato in chiave problematica l’esperienza fatta nel censimento degli archivi di deposito all'interno del Progetto SIADARS, dando nel contempo suggerimenti e consigli pratici per chi si accinge a compiere lavori di descrizione sugli archivi di deposito.

Nel pomeriggio i lavori sono ripresi con le lezioni della prof.ssa Giorgetta Bonfiglio Dosio dell’Università di Padova, La prima lezione  è stata dedicata a Il titolario di classificazione: strumenti per la gestione dell'archivio. Il termine “gestione” - ha sottolineato la relatrice - presuppone un atteggiamento attivo e considera l’archivio come complesso unitario; la gestione documentale ha specifici strumenti, spesso determinati dalla normativa, ed è una risorsa strategica per la pubblica amministrazione e per un’impresa di qualità. È necessario parlare di servizio archivistico, che per una pubblica amministrazione efficiente costituisce un valido supporto al lavoro amministrativo e garantisce la conservazione autentica dei documenti e il loro uso corretto.

Traspare la necessità di disporre di uno strumento giuridico che attesti la data certa e che l’archivio non sia un semplice magazzino in cui “buttare” i documenti, che vanno conservati per obblighi di legge, ma diventi sistema informativo dell’ente produttore verso l’interno e verso l’esterno.

Le pubbliche amministrazioni perseguono i seguenti obiettivi d’adeguamento organizzativo:

individuare le aree organizzative omogenee, nominare un responsabile del servizio, adottare il manuale di gestione, previsto dal DPCM 31 ottobre 2000. Ciascuna amministrazione deve stabilire un piano di classificazione (DPR 445/2000: art. 50), unitario, trasversale a tutto l’ente e che coinvolga attivamente tutti, al fine di una buona gestione documentale.

La mattina seguente, la prof.ssa Giorgetta Bonfiglio Dosio, ha descritto analiticamente il nuovo titolario per gli archivi dei comuni, elaborato dal Gruppo di lavoro costituito dall'Amministrazione archivistica  e a cui hanno collaborato non solo tecnici ministeriali, ma anche funzionari dei comuni. 

Il  titolario si inquadra come  uno degli strumenti per la gestione dell’archivio corrente. Certo, sottolinea la Bonfiglio, il piano di classificazione da solo non basta: va usato nel contesto di una politica gestionale precisa. La teoria archivista - prosegue- ne ha confermato la necessità, la tecnologia informatica ne ha evidenziato l’assoluta necessità. Il titolario Astengo, diviso in 15 categorie, nasce come Circolare del Ministero alla fine dell’800. Ma com’è cambiato il comune negli ultimi cento anni? In particolare dal 1990 c’è stata una radicale trasformazione e i compiti dei Comuni si sono rapidamente modificati.  Il Gruppo di lavoro, considerato che comuni di diverse dimensioni detengono uguali funzioni,  ha elaborato un titolario condiviso, anche se non obbligatorio, e ha definito un sistema di classificazione articolato solo sui due primi livelli. Il titolario si basato sulle funzioni che la legge affida ai comuni e saranno ulteriormente ampliate a seguito dell’attuazione della riforma del Titolo V della Costituzione e del completamento della cosiddetta devoluzione. Nella formulazione del nuovo quadro di classificazione, ha precisato la Bonfiglio, si è cercato di creare un titolario stabile ma nello stesso tempo flessibile, in modo da evitare la cristallizzazione verificatasi in seguito alla Circolare Astengo. Ila Bonfiglio ha infine accennato agli altri Strumenti adottati dal Gruppo di Lavoro: Linee guida per la stesura del Manuale di Gestione,  Prontuario per la classificazione, Linee guida per l’organizzazione dei fascicoli e delle serie, Piano di conservazione e in corso di  preparazione il Glossario dei termini archivistici.

L'ultima parte delle approfondite e interessanti lezioni della professoressa Bonfiglio Dosio è stata dedicata a Il piano di conservazione per gli archivi dei Comuni. Il servizio per la gestione dei flussi documentali e degli archivi elabora, infatti, ed aggiorna il piano di conservazione degli archivi, integrato con il sistema di classificazione, per la definizione dei criteri d’organizzazione dell’archivio, di selezione periodica e di conservazione permanente dei documenti, nel rispetto delle vigenti disposizioni contenute in materia di tutela dei beni culturali. L’applicazione dello scarto non può comunque essere automatica, ma deve valutare caso per caso le eventuali particolarità adottate dal Comune nell’organizzazione dei documenti prodotti. La Bonfiglio ha ricordato come sia sempre preferibile operare scarti sui documenti dell’archivio di deposito, evitando operazioni su quelli dell’archivio storico. Ha poi dato delle regole di carattere pratico sullo scarto dei documenti in copia che può essere facilmente effettuato, se è prevista la conservazione permanente degli originali e se le copie non contengono annotazioni rilevanti dal punto di vista amministrativo. Vanno quindi previsti repertori di documenti di interesse generale per tutte le UOR del Comune, resi disponibili sul sito interno del Comune, in modo da evitare copie multiple, superflue, che appesantiscono inutilmente il sistema di gestione documentale, a scapito dei documenti essenziali. Ciascun RPA, durante la fase di archivio corrente, non deve inserire nel fascicolo copie superflue di normative o atti repertoriati di carattere generale: infatti il fascicolo organizzato in sottofascicoli facilita, a tempo debito, le operazioni di scarto.

I lavori della giornata sono stati conclusi da Luca Pieraccini e Cecilia Poggetti di Hyperborea S.C., che hanno illustrato il pacchetto Arianna versione 3.1. Un software per la gestione degli archivi di deposito e lo scarto. Analizzando le differenze fra archivio storico e di deposito, e le modalità con cui vengono svolte le attività comuni alle due fasi, i relatori hanno sottolineato come nel deposito si svolgono due attività aggiuntive, ossia la selezione e scarto del materiale non destinato alla conservazione permanente ed il versamento della documentazione destinata alla conservazione permanente, allo storico. Vi sono quindi, hanno precisato,  modalità diverse di svolgimento delle attività comuni, che comportano maggiori difficoltà nella descrizione del deposito rispetto allo storico: grandi dimensioni, forte dispersione, frequente impossibilità di adibire un’unica sede a deposito. Nel presentare le potenzialità di Arianna 3.1, che tiene conto di queste fondamentali caratteristiche, la Poggetti ha posto in rilievo la possibilità di creare la mappa topografica, di gestire distintamente il riordino virtuale dal riordino fisico, di personalizzare il modello descrittivo e l'interfaccia. Ha infine accennato alle modalità di indicizzazione, e alla possibilità di collegare la scheda descrittiva ad un’immagine o, a seconda dei casi  a molte immagini.

Nella gestione del deposito Arianna supporta tutto l’iter caratterizzante le attività di selezione e scarto e di versamento allo storico, senza rinunciare ad una visione unitaria dell’archivio fra storico e deposito. Agisce a livello di serie/sottoserie per associare a ciascuna di esse un periodo di conservazione, avvisa alla scadenza del periodo di conservazione e crea automaticamente la proposta di scarto, da sottoporre al vaglio della Sovrintendenza archivistica. Agisce a livello di singola unità per modificarne la fase di vita, visualizza in maniera differenziata le unità in base alla stessa  fase di vita e conserva la descrizione delle unità scartate.