Sono da poco tempo disponibili sul sito del CNIPA all’indirizzo http://www.cnipa.gov.it/site/it-IT/Attivit%c3%a0/Dematerializzazione/Attivit%c3%a0_del_settore/Tavoli_tecnici/, alcuni documenti dedicati all’individuazione delle regole per la corretta formazione e conservazione degli archivi digitali, sia essi formati da originali digitali o da copie digitali di documenti analogici, elaborati nell’ambito dell’attività del Gruppo di lavoro per la dematerializzazione della documentazione amministrativa e dei Tavoli tecnici istituiti al suo interno per la trattazione di tematiche specifiche.

In particolare vengono definite le fasi del processo di produzione, archiviazione e conservazione dei documenti, le criticità individuate e le soluzioni possibili nella fase di avvio dei processi di digitalizzazione e nel quadro normativo individuato dal Codice dell’amministrazione digitale.

In particolare si segnalano le riflessioni inerenti l’autenticità del documento informatico e la sua persistenza nel tempo, le fasi del processo di conservazione digitale ed i necessari elementi di contestualizzazione, le principali problematiche legate alla conservazione a lungo termine, con alcune proposte sui modelli implementativi ed i depositi digitali certificati.

Dai tavoli sono emerse anche analisi ed indicazioni, riassunte nei documenti di sintesi, relativi alle caratteristiche dei formati e dei supporti adatti alla conservazione di lungo periodo, alle caratteristiche e competenze della figura professionale del responsabile della conservazione. Il tavolo tecnico dedicato alla documentazione sanitaria propone infine le linee guida per la dematerializzazione della documentazione clinica testuale ed iconografica in formato digitale, con riferimenti al valore giuridico, medico-legale e probatorio del referto e dell'iconografia, sulle tipologie di sottoscrizione informatica, sulla valenza probatoria del documento informatico sottoscritto e non, ed, infine, sull’utilizzo probatorio in giudizio