Negli ultimi anni il Centro Nazionale per l’informatica nella Pubblica Amministrazione (CNIPA), si è impegnato in un denso programma formativo in ordine alle tematiche dell’informatizzazione della PA, tra le quali rientrano i corsi dedicati al protocollo informatico e alla gestione documentale, nonché quelli sulla firma digitale.

 

 

Il CNIPA (ex AIPA) è istituzionalmente chiamato ad intervenire nel settore della formazione del personale della PA in virtù dell’articolo 7 decreto legislativo n. 39 del 1993, ha avviato da anni un’attività di studio e di sperimentazione delle modalità didattiche e di utilizzo delle tecnologie informatiche per la formazione. 

L’esperienza nell’attività formativa del CNIPA ha prodotto una serie di sperimentazioni e realizzazioni che hanno coinvolto le amministrazioni pubbliche in grandi progetti interamministrativi, sperimentando modelli e sistemi didattici innovativi, con una sempre maggiore applicazione alla formazione delle tecnologie informatiche. Il modello formativo adottato, dall’erogazione dei primi seminari in modalità tradizionale in aula, si è evoluto fino alle più recenti sperimentazioni di eLearning.

Tali sperimentazioni sono state assunte come modello da numerose amministrazioni che gestiscono programmi di formazione nell’ambito della gestione documentale.

 

In virtù di tale esperienza, nel 2004 il Cnipa ha avviato un progetto molto articolato, dal titolo "Scuola virtuale della P.A.", che ha l'obiettivo di sviluppare una strategica attività di gestione, realizzazione ed utilizzo dell'e-learning per la formazione dei dipendenti pubblici. Il progetto ha dato vita ad una struttura organizzativa, didattica e tecnologica finalizzata a creare un centro di competenza sull'e-learning volto ad agevolare il processo di innovazione e riorganizzazione derivante dall'inserimento delle tecnologie nella P.A.

 

Nel 2005 il Cnipa ha promosso un Avviso per la selezione di progetti e-learning (G.U. n.160 del 12 luglio 2005) con l’obiettivo di selezionare progetti che sostengano la diffusione di metodologie e tecnologie innovative per la formazione di dirigenti e responsabili di servizio di regioni, province autonome e amministrazioni locali.

Il 15 giugno 2006 è stata approvata la graduatoria dei 10 progetti e-learning ammessi al co-finanziamento previsto dall’Avviso, presentati dalla Provincia Autonoma di Trento e dalle Regioni Piemonte, Friuli Venezia Giulia, Emilia Romagna, Toscana, Abruzzo, Marche, Lazio, Campania e Sicilia.

Le tematiche dei progetti di e-learning riguardano:

·                                 La gestione dei flussi documentali e le nuove modalità lavorative; 

·                                 Management e utilizzazione dei sistemi informativi (EUCIP);

·                                 Sicurezza e Privacy delle informazioni e dei dati nei sistemi informativi; 

·                                 Il Project financing: come progettare l’innovazione utilizzando finanziamenti per le pubbliche amministrazioni; 

·                                 La gestione per l’acquisizione di beni e forniture di servizi (gestione di bandi e gare per progetti di innovazione tecnologica).

Per ricevere i finanziamenti previsti le Regioni dovranno stipulare apposite convenzioni con gli Enti locali del loro territorio e con il CNIPA e completare i progetti entro 18 mesi. Il CNIPA provvederà ad effettuare il monitoraggio dei progetti durante tutto il periodo dei 18 mesi sin dalla stipula delle convenzioni e la verifica dei risultati finali nei 6 mesi successivi al termine previsto. 

I materiali didattici prodotti dai progetti co-finanziati dal CNIPA dovranno essere riusabili e resi disponibili, nel sito del CNIPA, a tutte le Amministrazioni che volessero impiegarli per i loro programmi di formazione. 

 

 

L’approccio utilizzato per gli interventi formativi ha previsto nella sua articolazione una prima fase di sensibilizzazione rivolta ai vertici amministrativi a cui fa seguito un progetto di formazione articolato su diversi percorsi formativi destinato a quei profili professionali coinvolti nel processo di cambiamento.

L'attuazione dei piani formativi ha impegnato il CNIPA in tute le diverse fasi:

·   analisi dei profili professionali,

·   individuazione dei percorsi formativi,

·   contenuti e materiali didattici,

·   scelta delle modalità e metodologie didattiche utilizzate,

·   monitoraggio sullo svolgimento e sui risultati attesi.

In questo contesto si colloca il progetto di formazione a supporto dei progetti di automazione del protocollo delle amministrazioni pubbliche.

 

I profili professionali

 

 La fase di progettazione ha preso avvio dalla identificazione dei profili professionali coinvolti nel processo di cambiamento e dalla individuazione delle esigenze formative necessarie ai nuovi profili definiti dal modificato assetto.

L'analisi sulle figure professionali, condotta tenendo conto delle attività svolte, delle responsabilità ricoperte e delle capacità necessarie e senza trascurare requisiti culturali di base, ha evidenziato la compresenza, da un lato, di figure chiave impegnate operativamente e necessarie allo svolgimento e alla concreta realizzazione del progetto e, dall’altro, della funzione, apparentemente più marginale ma estremamente strategica, rappresentata dal vertice amministrativo.

Le complesse attività previste, per un compiuto progetto di automazione della gestione documentale richiedono, sin dalla fase di progettazione, specifiche professionalità che sono risultate essere essenzialmente tre: operatore di protocollo, responsabile del servizio di protocollo e responsabili dell'organizzazione del servizio di protocollo.

Per ciascuna di esse è stato progettato ed erogato uno specifico percorso formativo.

 

 Questo progetto di formazione si pone l’obiettivo di fornire, alle tre figure professionali coinvolte, le conoscenze tecnologiche e metodologiche necessarie a garantire una gestione pienamente funzionale del protocollo automatizzato e la sua integrazione nel sistema informativo dell’Amministrazione.

Dal punto di vista dei contenuti potremmo dire in generale che il progetto di formazione ha affrontato le tematiche e problematiche inerenti aree disciplinari diverse: archivistica informatica, tecnologie informatiche e sistemi informativi, analisi e reingegnerizzazione dei processi, aree tematiche queste che assumono una diversa rilevanza in considerazione del percorso formativo nell’ambito del quale è inserito.

Anche per il ciclo di seminari, fondamentale premessa al piano di formazione, sono stati trattati argomenti inerenti ai tre filoni descritti ma con un taglio più divulgativo sia per il target di riferimento che per la durata dell’intervento. I corsi, erogati tra il 2002 e il 2004, hanno coinvolto complessivamente 1485 dipendenti pubblici, distribuiti sui tre diversi percorsi formativi rispettivamente: 1059 “operatori di protocollo automatizzato”, 345 "responsabili del servizio di protocollo automatizzato” e 80 responsabili reingegnerizzatori ossia "responsabili dell’organizzazione del servizio”.

Fin dalla sua fase di progettazione il piano di formazione ha inoltre investito molto sulla definizione e realizzazione dei materiali didattici che sono stati vagliati e validati da un apposito Comitato Tecnico Scientifico che ne garantisse la coerenza e adeguatezza rispetto al target e alla fruizione. I materiali didattici prodotti infatti sono stati concepiti non solo per la fruizione in aula ma anche per essere utilizzati in modalità eLearning.

La parte erogata in modalità di eLearning, realizzata con i risultati e i contributi dei corsi svolti in modo tradizionale, assume particolare interesse per il potenziale numero di partecipanti coinvolti e per i contenuti estremamente attuali e appartenenti ad aree disciplinari diverse -archivistica informatica, tecnologie informatiche e sistemi informativi, analisi e reingegnerizzazione dei processi-.

I wbt realizzati sono stati concepiti in modo tale da realizzare unità didattiche autonome e fruibili separatamente, secondo un'articolazione dei contenuti indipendenti. Un'impostazione questa che consente la creazione di Learning Objects, combinabili in percorsi formativi diversi, aderenti alle esigenze particolari di ciascuno.

 

 

Figura 2 mappa dei Learning Object del percorso archivistico

 

I materiali didattici strutturati in maniera reticolare, conformi peraltro agli standard SCORM, consentono l'inserimento in un Learning Management System (LMS) diverso da quello di origine e il conseguente adattamento da parte dei destinatari. Questo significa che le amministrazioni possono facilmente far confluire nel proprio LMS le unità didattiche dei corsi, tanto più che sono corredati dei test di valutazione e delle esercitazioni, per confezionare specifici percorsi interni.

 

 

Figura 3.  Esempio di test a scelta multipla

 

In questo modo è possibile coinvolgere agevolmente un utenza allargata in modo esponenziale. Basti pensare che i corsi in aula hanno coinvolto 1485 dipendenti pubblici, un numero complessivo di partecipanti che, seppure significativo, non potrebbe mai soddisfare il fabbisogno formativo, peraltro già espresso, delle Amministrazioni. Inoltre questa modalità di erogazione rappresenta anche l’occasione di superare le abituali barriere, ad analoghe iniziative, motivate dalla difficoltà di allontanare il personale per periodi prolungati dal posto di lavoro.