Nei mesi di novembre-dicembre 2005 e gennaio-febbraio 2006 due archiviste e l’addetta ai servizi informatici della Soprintendenza hanno tenuto alcune lezioni nell’ambito dei corsi base organizzati dall’ANAI del Veneto su Il servizio archivistico nell’ente locale. Le lezioni hanno riguardato il piano di conservazione, lo scarto dei documenti e lo sviluppo del SIUSA. Tra i partecipanti erano compresi dipendenti di enti locali, del tutto privi di formazione in materia archivistica o già a conoscenza dei problemi connessi alla gestione dell’archivio in tutti i suoi periodi, ma anche archivisti liberi professionisti, storici, informatici. Da parte di tutti è stato espresso il desiderio di avere maggiori occasioni per aggiornarsi e scambiare esperienze.

 

Nel dicembre 2005, su richiesta di un Istituto Scolastico Comprensorio della Provincia di Vicenza, è stato svolto da parte di un'archivista un corso di formazione e aggiornamento sulla tenuta dell'archivio scolastico, con particolare riguardo all'attività di scarto. I partecipanti, generalmente addetti al settore amministrativo della scuola, sono stati numerosi (70 persone circa) e hanno aderito all'incontro allo scopo di conseguire una corretta operatività nei confronti della gestione dell'archivio scolastico in tutte le sue fasi di esistenza. Sempre con le istituzioni scolastiche, ulteriori approfondimenti sono stati anche effettuati per le vie brevi, a seguito della Circolare 44/2005 che ha fornito le linee guida in materia. E' quasi di ordinaria amministrazione l'attività informativa, rivolta a tutti gli enti che telefonicamente o via mail ne facciano richiesta, che è stata molto intensa e proficua, in particolare, con le ULSS, i Comuni, la Regione, le Province  ma anche con gli Istituti di Credito, le Camere di Commercio, le IPAB ed altri.

Si ricorda infine l’attività  svolta nell’ambito dei progetti nazionale “2L Lifelong Learning” ed EDCL MiBAC, indetti dal MiBAC - Dipartimento per la ricerca, l’innovazione e l’organizzazione - Direzione generale per gli affari generali, il bilancio, le risorse umane e la formazione, ed organizzati a livello locale dalle Direzioni regionali. Dopo una fase di autoformazione, basata sull’uso di una piattaforma di e-learnig, i responsabili per la gestione dei servizi  informatici della Soprintendenza hanno svolto attività di docenza in corsi della durata di due settimane rivolti a classi di circa 28 persone, tutte dipendenti del MiBAC. 

 

In vista dell’introduzione del protocollo informatico, il personale dell’area amministrativa destinato a svolgere il ruolo di focal point è stato appositamente formato in un corso tenutosi presso l’Archivio di Stato di Venezia nel marzo 2005. Sulla scorta di tale esperienza è stata organizzata  nel maggio successivo una tavola rotonda, alla quale hanno partecipato i responsabili del protocollo informatico di alcuni comuni del Veneto. 

Un altro corso, tenuto da un docente della società che gestisce il sistema di protocollo informatico per conto del MiBAC, è stato esteso anche agli archivisti in servizio presso la Soprintendenza: è stata questa l’occasione per una riflessione congiunta su alcuni principi fondamentali della dottrina archivistica (ad es., formazione dei fascicoli ibridi e mantenimento del vincolo archivistico) tra le diverse figure preposte alla gestione quotidiana dei documenti dell’archivio corrente.

 

Il problema della conservazione permanente dei documenti nati o migrati su supporto informatico ha posto anche il personale di questa Soprintendenza di fronte alla necessità di approfondire le proprie conoscenze sull’argomento, con tutto ciò che esso implica dal punto di vista giuridico, informatico e della stessa dottrina archivistica. In mancanza di corsi di aggiornamento organizzati dal Ministero e resi obbligatori per tutti, la formazione personale si è basata sulla lettura dei principali testi normativi emanati in materia di amministrazione digitale e di articoli pubblicati in riviste specializzate, nonché sull’esplorazione dei siti internet delle principali istituzioni pubbliche e delle società private attive nel settore della conservazione digitale. Di grande valore formativo è stata la partecipazione al corso tematico su Il documento informatico organizzati nel marzo 2006 a Padova dalla sezione regionale dell’ANAI.

Per gli aspetti più strettamente tecnici  è assai proficuo e stimolante il confronto tra gli archivisti e gli esperti informatici in servizio presso l’ufficio: nel febbraio 2006 è stata organizzata la visita di un’archivista della Soprintendenza presso gli uffici di Infocamere a Padova. La partecipazione dell’addetta ai servizi informatici a seminari e corsi di formazione (convegno a Bologna sul progetto DOCAREA; corsi sulle tecniche di sicurezza informatica e sulle tecnologie digitali tenuti dal CNIPA) ha per obiettivo anche il successivo scambio di conoscenze con gli archivisti.

Infine, la stessa sinergia tra gli archivisti e il responsabile dei servizi informatici presiede al lavoro di immissione nel SIUSA dei dati relativi agli archivi veneti non statali e allo studio delle nuove versioni dei software per l’inventariazione informatica di archivi storici.