Dal 20 luglio 2006 è on line il patrimonio archivistico dell’Archivio di Stato. Si tratta di un risultato frutto di anni di lavoro, che sarà ulteriormente incrementato nei prossimi mesi ed anni da arricchimenti e perfezionamenti tecnici e di contenuto.

In dieci anni, dal 1996 ad oggi, partendo dall’Anagrafe degli Archivi di Stato italiani, il progetto ha preso corpo ed ora la banca dati è accessibile anche da remoto, tramite il sito internet dell’istituto (www.archiviodistatobologna.it). Con la banca dati, nella quale sono descritti tutti i fondi conservati (complessivamente 5064, comprese le ultime accessioni) si intende fornire al pubblico uno strumento più aggiornato e approfondito rispetto a quelli ormai tradizionali, come la stessa e pur sempre fondamentale Guida generale degli Archivi di Stato italiani. I dati sono presentati seguendo lo standard internazionale ISAD(G), in base al quale la descrizione è multilivellare, dal livello gerarchicamente più alto (fondo) fino al livello più basso. Al momento la descrizione si arresta al livello della serie e sottoserie, ma il sistema consente anche la descrizione delle unità archivistiche ed eventualmente delle unità documentarie. La banca dati quindi dovrebbe costituire la cornice generale di riferimento per i singoli inventari a disposizione in sala di studio, che in un prossimo futuro potranno essere, almeno in parte, digitalizzati e resi disponibili anche per la consultazione da remoto.

Attualmente il menu consente la ricerca per parole, la ricerca dei fondi in ordine alfabetico, la ricerca dei fondi in base all’ordine storico-cronologico e per tipologia. Di ogni fondo sono visibili la struttura (albero gerarchico dei livelli documentari descritti), una scheda breve e una scheda descrittiva più analitica, entrambe redatte secondo lo standard internazionale ISAD(G). In base alla descrizione multilivellare prevista da questo standard, per ogni fondo vi sono, oltre alla scheda relativa al fondo stesso, schede descrittive per i livelli inferiori. Una scheda specifica e separata è dedicata all’Archivio di Stato di Bologna in quanto istituto di concentrazione; sono predisposti i collegamenti alle immagini digitali (attualmente sono disponibili 2307 immagini di documenti). Il sistema è inoltre in rapporto con altri sistemi informativi, cui è possibile accedere tramite un numero di link per ora limitato ma destinato a crescere.

Non è stato possibile, date le scarse risorse finanziarie a disposizione, creare una banca dati dei soggetti produttori, così come indicato dallo standard internazionale ISAAR(CPF), nonostante che il sistema adottato (DAM.Solutions) preveda la creazione di una banca dati apposita, ma ci si augura che presto sia possibile, con uno specifico progetto, procedere alla verifica e descrizione dei soggetti produttori, consentendo così la navigazione nella banca dati anche attraverso punti di accesso storico-istituzionali.

Si forniscono alcune precisazioni tecniche. La piattaforma informatica utilizzata (XML/Extraway) è in linguaggio XML nativo e la DTD (Document Type Definition) segue lo standard EAD2002: di ciascuna scheda descrittiva è visualizzabile il formato XML. Come base del sistema informativo è stata utilizzata la banca dati creata con il progetto Anagrafe, che conteneva già la descrizione di tutti i fondi archivistici, esaminati secondo la loro struttura, vale a dire secondo i livelli gerarchici in cui si articolano. La banca dati originaria è stata oggetto di due migrazioni, una prima da Gupta ad Highway, la seconda da Highway alla nuova piattaforma Extraway. La decisione dell’Archivio di Stato di conservare ed evolvere la propria banca dati archivistica in un formato XML nativo attraverso la piattaforma DAMS (già utilizzata per la gestione della sala di studio) dovrebbe consentire una completa interoperabilità tra ambienti, sistemi e piattaforme diverse dal sistema informativo realizzato nell’istituto bolognese. E’ particolarmente avvertita l’esigenza della massima apertura possibile della piattaforma verso altri sistemi di inventariazione archivistica e dell’assoluta garanzia dell’esportabilità dei propri dati verso il sistema nazionale SIAS (Sistema degli Archivi di Stato).