L'Istituto centrale per gli archivi in questa prima fase della sua vita istituzionale ha dovuto innanzitutto trovare un non facile equilibrio tra i compiti che gli sono stati affidati dal legislatore e le risorse umane e finanziarie delle quali  al momento dispone. In attesa di dotazioni organiche che gli permettano di affrontare l'insieme delle ampie e delicate competenze che gli fanno capo e fedele al dettato della legge che gli affida "compiti di definizione degli standard per l'inventariazione e la formazione degli archivi, di ricerca e studio, di applicazione delle nuove tecnologie", l'ICAR ha dunque cercato di privilegiare nella sua attività e nei suoi programmi innanzitutto il settore che è sembrato allo stato attuale il più "sensibile" e ricco di significative ricadute per l'intera amministrazione archivistica: quello dei sistemi informativi SAN e SIAS.

Chi s'interessa di vicende archivistiche sa bene come dietro il breve acronimo del Sistema archivistico nazionale si concentri in realtà un'impresa complessa e al tempo stesso molto attesa: riuscire a creare uno strumento di conoscenza, accesso e condivisione del patrimonio archivistico non solo statale presente sul territorio italiano, consentendo ai sistemi informativi già esistenti di concorrere ognuno per la sua parte alla composizione di un unico mosaico. Dopo un lungo  e vivace dibattito che ha messo a fuoco gli obiettivi del SAN, è stato affidato ad una società l’incarico di redigere uno studio di fattibilità, volto a valutare se e come possono essere realizzati i molteplici e complessi obiettivi che il SAN si prefigge.

Lo studio è stato concluso e  stanno per essere avviate le procedure di gara. Ma a prescindere dalle soluzioni tecnico-informatiche che verranno adottate, l'auspicio è che il SAN sia in grado di divenire il luogo deputato al confronto e allo sviluppo di metodologie di lavoro comuni, dando ai singoli operatori la consapevolezza che la valenza culturale del lavoro di ognuno è proporzionale alla possibilità di tutti di accedervi e di porre la singola informazione in un  contesto  relazionale il più ampio possibile. Si tratta dunque di creare con il SAN un indispensabile servizio di orientamento per gli utenti e uno strumento di collegamento nel presupposto che ogni descrizione archivistica costituisce un tassello di una struttura complessa, la cui valenza culturale è proporzionale alla molteplicità e alla ricchezza delle sue relazioni e delle informazioni di contesto.

In questa ottica il sistema dovrà contribuire fra l’altro a porre le basi di  un sistema integrato di conoscenza cooperando con gli altri sistemi dei beni culturali. La messa a punto dunque delle metodologie di lavoro e del modello organizzativo non potrà prescindere non solo dal confronto fra gli operatori del settore archivistico,  ma anche dal confronto con gli operatori dei beni culturali in genere e del settore bibliotecario in particolare.

In quest’ottica l’ICAR ha avviato una intensa collaborazione con l’ICCU per giungere ad una elaborazione condivisa di norme, che pur tenendo presenti le peculiarità del materiale archivistico e di quello librario, rappresentino un’occasione di convergenza metodologica in particolare sui progetti di digitalizzazione.

E a supporto  di tale attività è stato istituito un gruppo di lavoro per la definizione di linee guida per i progetti di riproduzione digitale di serie archivistiche conservate dagli Archivi di Stato, composto dal dr. Paolo Buonora dell’Archivio di Stato di Roma, dal dr. Pier Maurizio Della Porta dell’Archivio di Stato di Perugia, dalla dr.ssa Francesca  Klein dell’Archivio di stato di Firenze e dal dr. Mario Signori dell’Archivio di Stato di Milano

Per quanto concerne il SIAS (Sistema informativo degli Archivi di Stato), cui aderiscono 90  Archivi di Stato, l'attività dell'ICAR è stata volta non solo a consolidare i risultati finora ottenuti,  ma soprattutto a sviluppare gli aspetti della descrizione archivistica.

La struttura modulare del SIAS ha permesso ulteriori sviluppi del sistema. Al modulo STRUMENTI DI RICERCA, che consente la descrizione bibliografica dei mezzi di corredo relativi a un complesso documentario o ad una sua partizione, si è infatti aggiunto un modulo INVENTARIO, dedicato a realizzare strumenti di ricerca di varia tipologia e livello di approfondimento, creati direttamente in formato elettronico. Grazie all'approntamento di due schede inventariali specialistiche, "annidate" all'interno del modulo INVENTARIO e dedicate una alla descrizione delle pergamene e l'altra a quella dei sigilli, si potrà giungere a livelli di notevole analiticità con metodologie di descrizione condivise e produrre strumenti consultabili on line attraverso la medesima interfaccia di interrogazione.

Cercando di assecondare i suoi  compiti di studio ed elaborazione di metodologie di descrizione archivistica,   l'ICAR ha prodotto tre manuali, disponibili in rete, che guidano passo passo l'utente del sistema nella sua applicazione e forniscono al contempo specifici e dettagliati modelli di descrizione archivistica in linea con le norme internazionali.

Con questi nuovi strumenti l'ICAR si prefigge di fungere da volano per la programmazione e la produzione di lavori archivistici qualificati, fornendo agli archivisti un effettivo supporto tecnico-scientifico che sia loro di stimolo ad affrontare anche tipologie documentarie particolari e specialistiche.

Sempre in quest'ottica si sta approntando un modulo con relativo manuale dedicato alla descrizione delle serie cartografiche e catastali, la cui progettazione è stata affidata ad un’apposita commissione composta dal dr. Carlo Vivoli, direttore dell’Archivio di Stato di Pistoia, con le funzioni di coordinatore, dal dr. Gregorio Angelini,  ispettore  presso  il  Dipartimento  RIO,  dal    dr. Mario Signori dell’Archivio di Stato di Milano, dalla dr.ssa Isabella Massabò Ricci, direttore dell’Archivio di Stato di Torino, dalla dr.ssa Grazia Tatò, direttore dell’Archivio di Stato di Trieste. A tale commissione, oltre alla definizione e alla verifica dei criteri  per la descrizione del materiale cartografico, è stato demandato anche l’esame e la verifica dei progetti di inventariazione e di digitalizzazione riguardanti le tipologie documentarie sopra indicate, presentati dagli Archivi di Stato.

Parallelamente agli sviluppi del sistema informativo si è proseguito infatti nella programmazione e nel finanziamento di progetti di messa a punto di strumenti di ricerca, presentati dagli Archivi di Stato aderenti al SIAS. Sempre a tale scopo è stata istituita anche la Commissione consultiva per la descrizione dei fondi diplomatici, di pergamene e di sigilli, composta dalla dott.ssa Angela Lanconelli, dell’Archivio di Stato di Roma, con le funzioni di coordinatore, dalla dott.ssa Maria Assunta Ceppari, dell’Archivio di Stato di Siena, dalla prof.ssa Rita Cosma, professore associato di Esegesi storico-giuridica del documento italiano presso la Scuola Speciale per Archivisti e Bibliotecari, Università di Roma «La Sapienza», dal dr. Pierluigi Feliciati, dell’ICAR, da mons. Aldo Martini, conservatore dei sigilli dell’Archivio segreto vaticano, dalla dott.ssa Stefania Ricci, dell’ICAR, dal dr. Claudio Torrisi, direttore dell’Archivio di Stato di Palermo.

Le due commissioni sono andate ad affiancare il già esistente Comitato scientifico SIAS, cui spetta il compito di fungere da riferimento scientifico per il mantenimento e lo sviluppo del Sistema.

Sempre in ambito SIAS, per venire incontro all’esigenza degli istituti di poter gestire informaticamente e in modo più efficace e razionale l’attività della sala di studio, è stato sviluppato anche un apposito modulo che, collegato organicamente al sistema descrittivo,  consente di gestire e monitorare in tutte le sue fasi tale attività, di memorizzare le ricerche effettuate, di stampare report periodici, permettendo al contempo agli studiosi di effettuare le ricerche sul sistema SIAS, di selezionare e prenotare le unità archivistiche che s’intendono consultare, di verificarne la consultabilità.

Sta infine per entrare nella fase di realizzazione il progetto Portale per la storia degli italiani, avviato in collaborazione con l’Archivio di Stato di Cosenza. Il portale dovrà consentire la ricerca, la visualizzazione e il rilascio in linea di informazioni anagrafiche relative alla popolazione, tratte dalle fonti demografiche. In questa prima fase verrà realizzata una banca di dati e di immagini di documenti relativi ai fondi dello Stato Civile, dell’Ufficio di Leva e del Distretto Militare  conservati dall’Archivio di Stato di Cosenza, ma la realizzazione di tale fase dovrà anche costituire prototipo per una futura estensione agli altri Archivi di Stato italiani.