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Stefano Pigliapoco, "La memoria digitale delle amministrazioni pubbliche. Requisiti, metodi e sistemi per la produzione, archiviazione e conservazione dei documenti informatici"
 Gli effetti dello sviluppo e della diffusione dell’innovazione tecnologica sulla produzione documentaria sono oramai rilevanti (basti pensare a quelli derivanti dall’introduzione della firma elettronica e del servizio di posta elettronica certificata che hanno reso possibile la formazione, la trasmissione e la ricezione di documenti informatici a valenza giuridica e forza probatoria), il che rende necessari l’attivazione di sistemi di gestione elettronica e lo sviluppo di soluzioni di natura archivistica, organizzativa e tecnologica, capaci di garantire la conservazione nel tempo e la fruizione della memoria digitale.
Tale necessità ha assunto carattere di urgenza con il moltiplicarsi di una serie di iniziative volte a rinnovare, in maniera radicale, l’operatività delle pubbliche amministrazioni e delle imprese, grazie al supporto delle tecnologie dell’informazione e della comunicazione nell’ambito del piano d’azione per l’e-Government elaborato dallo Stato italiano, nonché dell’e-Procurement e dell’e-Commerce.
Di fronte a tale situazione, lo studio di Pigliapoco si propone di fornire un contributo alla soluzione delle problematiche connesse alla produzione e conservazione dei documenti e degli archivi informatici; problematiche che, se non affrontate correttamente, rischiano di provocare la perdita irreversibile di gran parte del patrimonio archivistico che sarà prodotto in futuro dalle amministrazioni pubbliche e dalle imprese.
Nel primo capitolo del volume, l’autore introduce ed analizza i problemi riguardanti la produzione, l’archiviazione e la conservazione dei documenti informatici partendo dalla definizione e dall’individuazione degli elementi costitutivi del “documento” allo scopo di rilevare quelle caratteristiche che lo rendono degno di fede e di verificare se e come tali caratteristiche possano essere mantenute anche per i documenti informatici.
Nel secondo capitolo sono illustrati, sebbene in maniera sommaria, alcuni dei principali progetti e degli standard che costituiscono, attualmente, un riferimento per lo studio delle soluzioni finalizzate alla produzione, gestione e conservazione dei documenti informatici, quali il progetto InterPARES; il modello OAIS; il MoReq; la norma ISO 15489, emanata nel 2001, che si basa sullo standard australiano AS 4390 (Records Management) e che si compone di una parte generale (ISO 15489-1, Part 1: General) e di un rapporto tecnico (ISO 15489-2, Part 2: Guidelines); e, infine, gli standard ISAD (G) e ISAAR (CPF).
Di particolare interesse, per il suo valore di guida pratica, risulta essere il modello di sistema per la formazione e la conservazione della memoria digitale, indicato con la denominazione di sistema SYSMED, proposto e illustrato nel terzo capitolo. Tale sistema, essendo appositamente disegnato per una pubblica amministrazione locale o centrale, tiene conto del complesso di norme a cui sono soggette le pubbliche amministrazioni italiane in materia di archivi e tiene altresì conto degli schemi organizzativi, dell’utenza e dei flussi di lavoro tipici di tali amministrazioni.
La parte centrale del capitolo è rappresentata dai paragrafi che illustrano l’architettura del sistema SYSMED, le sue funzioni e i suoi moduli relativi al Soggetto produttore, al Fondo archivistico, alla Produzione dei documenti, alla Gestione informatica dei documenti (protocollo informatico), alla Conservazione e fruizione della memoria digitale, al Database & Storage Management e all’Amministrazione del sistema.
Lo studio è completato da tre appendici relative, rispettivamente, alla normativa di settore, alla descrizione del progetto DOCAREA (coordinato dalla Provincia di Bologna e finalizzato alla comunicazione digitale nell’ente e fra enti e alla realizzazione di un network fra amministrazioni pubbliche per la gestione e la conservazione dei documenti informatici) e alla proposta di uno schema di manuale di gestione dei documenti. Sono presenti, inoltre, due approfondite note tecniche concernenti l’eXtensible Markup Language (a cura di S. Allegrezza) ed i formati elettronici più diffusi (a cura di F. Savio). Infine, il volume contiene anche un CD-Rom (per sistema operativo Windows 98 e versioni successive) contenente la normativa e la prassi di settore.
Stefano Pigliapoco, La memoria digitale delle amministrazioni pubbliche. Requisiti, metodi e sistemi per la produzione, archiviazione e conservazione dei documenti informatici, Santarcangelo di Romagna, Maggioli, 2005 (Progetto ente locale, 148) |
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