Il progetto ha un triplice obiettivo. Il primo, in linea con il programma originario che prevedeva la pubblicazione di un quinto volume dedicato all’aggiornamento di tutte le voci a una stessa data, alla pubblicazione dei repertori delle magistrature periferiche uniformi degli Stati del periodo napoleonico, della Restaurazione e dello Stato italiano e agli indici generali, prevede la realizzazione di questo programma non più come volume a stampa, ma in forma elettronica.

Il secondo riguarda la rielaborazione del sistema per il trattamento e la gestione delle informazioni. Già in precedenza si era provveduto a realizzare, partendo dai dati originariamente disponibili su supporto cartaceo e già trattati in forma elettronica, l’intera Guida generale in formato XML, ma la messa on line di questa nuova versione richiede una revisione archivistica e informatica dei dati in vista di modalità di utilizzazione non più condizionate dalla forma scritta. Questa nuova versione viene inoltre ricondotta, in una prospettiva di interoperabilità, ai modelli dati EAD (Encoded Archival Description), formato di scambio di informazioni archivistiche espresso in linguaggio XML, largamente adottato in ambito internazionale in quanto esemplato sullo standard di descrizione archivistica ISAD (International Standard Archival Description). Viene, inoltre, utilizzato il modello dati EAC (Encoded Archival Context), formato di scambio dei dati relativi ai soggetti produttori, basato sullo standard ISAAR (International Standard Archival Authority Record), per la gestione separata sia delle note istituzionali già presenti nel testo a stampa che di quelle relative ai repertori delle magistrature uniformi. Questi ultimi, a suo tempo, erano stati predisposti per la compilazione della Guida a stampa ed erano destinati a confluire – come si è detto – in quel quinto volume che non è stato pubblicato.      

Il terzo obiettivo consiste da un lato nel proporsi come strumento di ricerca particolarmente incisivo per l’analisi comparata dei fondi su scala nazionale, in quanto la presenza di una Redazione centrale rende possibili, attraverso l’interazione con i responsabili degli istituti archivistici, interventi di normalizzazione concettuali e redazionali, dall’altro nel costituirsi come interlocutore con tutti i soggetti impegnati nella produzione e differenziata gestione delle informazioni archivistiche. E’ possibile produrre diversi e personalizzati formati di output, quali ad esempio HTML o PDF. In particolare è stata messa a punto una procedura che consente di analizzare le modifiche apportate alle voci originarie, definirne la natura e contestualizzarle: ciò consente anche di pubblicare l’intera Guida o le singole voci aggiornate nello stesso formato editoriale della Guida a stampa, con salvaguardia certa della paternità dell’informazione. Come la Guida generale può avvalersi di dati forniti in altri contesti, altri sistemi informativi potranno giovarsi di informazioni elaborate per la Guida generale, prime fra tutte quelle di natura storico istituzionale, indispensabili per una corretta individuazione e descrizione dei fondi archivistici.

 

I criteri per le informazioni storico-istituzionali e per la descrizione dei fondi archivistici si basano sui presupposti scientifici della Guida generale: rigorosa periodizzazione storica e descrizione dei fondi archivistici basata sull’individuazione del soggetto produttore, che soprattutto per la documentazione a partire dalla fine del sec. XVIII, implica inevitabilmente l’accorpamento o la scomposizione virtuale dei vari versamenti. Al fine di evitare incertezze nei casi in cui non si sia provveduto, come era stato richiesto, a collegare le denominazioni dei fondi utilizzate nella Guida generale agli strumenti di ricerca, si richiede ora, almeno per le nuove acquisizioni, l’indicazione dei codici di riferimento degli strumenti di ricerca usati in sala di studio (non già dei titoli di questi ultimi che creerebbero inutili confusioni) e della collocazione nei depositi: ciò consente il confronto immediato tra la denominazione corretta del fondo utilizzata per la Guida generale e lo stato effettivo delle carte, tenendo conto della pluralità dei versamenti afferenti interamente o in parte a una stessa istituzione e del fatto che uno stesso strumento di ricerca può riferirsi a più di un fondo o che, viceversa, uno strumento di ricerca può riferirsi a singole serie o a singoli versamenti di un unico fondo. Si veda ad esempio la voce Archivio centrale dello Stato aggiornata al 2003 e consultabile in Internet nella versione sintetica, elaborata come agile guida di sala di studio, mentre è in corso il completamento delle notizie storico-istituzionali relative alle consistenti nuove acquisizioni.

 

Per quanto attiene ai tempi di realizzazione, si prevede che nel giro di un paio di mesi sarà possibile mettere on line la versione elettronica della Guida generale in formato XML, ricondotta ai modelli EAD/ISAD, poiché è a buon punto la revisione archivistica e informatica dei dati, con le necessarie integrazioni e normalizzazioni. Questa nuova versione consente una ricerca più avanzata, anche per fasce cronologiche, sull’intero testo, su singoli Istituti archivistici, per tipologia di fonte, per Stato.

Si è nel contempo avviata una fase di più lunga durata tesa alla rielaborazione formale dei testi relativi al complesso e articolato repertorio degli uffici periferici italiani e, parallelamente, alla riconduzione degli altri repertori già disponibili alla codifica XML EAC. Ciò consente la ricerca on line, in maniera separata o congiunta, delle note (repertori e note già presenti nel testo a stampa) intestate alle singole istituzioni e della descrizione dei fondi: il criterio di descrizione adottato dalla Guida generale, in base al quale la denominazione del fondo tende a coincidere con quello della magistratura che ha prodotto le carte, consente comunque un approccio immediato alle fonti. La ricerca di natura istituzionale verrà favorita anche da una cronologia per singole voci che segna il progressivo aggregarsi delle entità territoriali, suggerendo ulteriori possibilità di indagine. Questa fase richiede circa un anno di lavoro.

 

Per l’aggiornamento delle voci, si è dato inizio all’analisi di tutte le fonti disponibili allo scopo di compilare prospetti delle nuove acquisizioni o di integrazioni di fondi già segnalati nella Guida generale che verranno inviati ai singoli Istituti per le verifiche e i necessari chiarimenti. Questa parte del progetto è fondamentale perché, in mancanza di dati aggiornati, le ricerche sulla Guida darebbero risultati fuorvianti soprattutto per la storia contemporanea: anche questi interventi richiedono circa un anno di lavoro, ma si procede in parallelo.

Solo per un numero limitato di Archivi di Stato, che avevano già inviato integrazioni ed eventuali modifiche rese necessarie da interventi di ordinamento, sarà possibile realizzare la revisione di questi dati nello stesso arco di tempo.