Il giorno 6 marzo 2006 si è svolta a Cagliari, nella Sala Conferenze del Banco di Sardegna, la Giornata di studio “Gli archivi digitali: Problemi e prospettive alla luce del “Codice dell’Amministrazione digitale”, organizzata dalla Sezione Sardegna dell’Anai, in collaborazione con l’Archivio di Stato di Cagliari e l’Anai nazionale,  alla cui realizzazione hanno contribuito il Banco di Sardegna, l’Ecodump Spa, la Space Spa e la Krenesiel Spa. Il convegno è stato introdotto da Carla Ferrante, Presidente della Sezione Sardegna dell’Anai, che ha salutato il numeroso pubblico presente e ha spiegato le ragioni dell’incontro. In particolare ha sottolineato come le trasformazioni avviate da tempo nella P. A., vera e propria azienda erogatrice di servizi a favore dei cittadini, e l’utilizzo massivo delle nuove tecnologie abbiano favorito il processo di trasparenza e di semplificazione amministrativa.

Il rinnovamento della struttura organizzativa e procedimentale accompagnato alla dematerializzazione dei documenti ha, senza dubbio, favorito lo snellimento dell’iter procedurale conferendo maggiore efficienza ed efficacia all’azione amministrativa. Ma in questo processo di rinnovamento è lecito preoccuparsi  della corretta gestione dei documenti e del futuro della memoria storica, degli archivi, su cui  il Codice dell’amministrazione digitale non pare soffermarsi in maniera adeguata.

Ha preso poi la parola il dott. Massimo Dadea, Assessore agli Affari Generali, Personale e Riforma della Regione Autonoma della Sardegna, che ha salutato i convegnisti e ha illustrato i programmi in corso di attuazione da parte della Regione nel settore strategico dell’e-governement e della Società dell’ informazione. L’assessore ha riferito del SIBAR (Sistema informativo di Base dell’Amministrazione Regionale) che prevede tre piani di azione fondamentali: 1) Protocollo informatico; 2) Contabilità integrata; 3) Risorse del personale. Il progetto, già in fase avanzata, si accompagna alla creazione di un’unica infrastruttura di rete a fibra ottica che dovrà connettere tutta la P. A. della Sardegna. L’assessore Dadea  ha mostrato piena soddisfazione per le soluzioni innovative in materia d’attuazione della strategia informatica portate avanti nell’isola, nello stesso tempo però non ha sotteso i limiti culturali e tecnologici che ostacolano ancora un pieno sviluppo in questo campo. All’intervento del dottor Dadea ha fatto seguito quello del prof. Luciano Marrocu, assessore alla Cultura della Provincia di Cagliari. Luciano Marrocu nei suoi saluti ha sottolineato, ripercorrendo con ricordi personali la sua carriera di storico contemporaneo, la rilevanza della ricerca archivistica condotta nelle sale di studio degli Archivi  e il rispetto quasi sacrale nei confronti dei documenti. Ha poi rilevato che l’introduzione dell’informatica negli archivi  ha accelerato il progresso degli studi storiografici: l’approntamento di strumenti inventariali elettronici e la loro pubblicazione sul web ha consentito lo sviluppo delle conoscenze archivistiche  e la diffusione globale delle informazioni. La digitalizzazione delle fonti documentarie apre poi uno scenario ancor più interessante per la ricerca.

Il dott. Ferruccio Ferruzzi, vicepresidente dell’Associazione Nazionale Archivistica Italiana, nel porgere i saluti del presidente nazionale Isabella Orefice, ha evidenziato l’attento ruolo svolto dall’Associazione nel campo della formazione e in tutto ciò che si muove intorno agli archivi e agli archivisti. Ha ricordato in particolare la posizione critica assunta nei confronti del Codice dell’Amministrazione digitale e come alcune osservazioni presentate siano state recepite  nella versione definitiva. La dott.ssa Marinella Ferrai Cocco Ortu, direttore dell’Archivio di Stato di Cagliari, e attualmente anche sovrintendente archivistico della Sardegna, ha chiuso i saluti delle autorità evidenziando il ruolo svolto dagli archivisti presso gli archivi in formazione delle P.A. e come siano ormai fondamentali le conoscenze informatiche e telematiche. La Ferrai Cocco Ortu ha opportunamente ricordato come sia necessario aggiornare i programmi delle Scuole di Archivistica, cosa che la Scuola cagliaritana ha da tempo intrapreso con l’insegnamento della Diplomatica del documento contemporaneo e di nozioni di Informatica applicata agli archivi.

La seduta dei lavori scientifici è stata aperta dalla dott.ssa Enrica Massella Ducci Teri, del CNIPA (Centro Nazionale per l’Informatica nella Pubblica Amministrazione), responsabile della Segreteria Tecnica del Gruppo di Lavoro per la dematerializzazione tramite supporto digitale, con la relazione “L’attuazione del nuovo Codice dell’amministrazione digitale”. La dott.ssa Massella ha esposto con chiarezza ed efficacia i compiti, le funzioni svolte dal CNIPA e le modalità di attuazione dei programmi. Ha illustrato il quadro normativo vigente soffermandosi ad esaminare il T.U. sulla documentazione amministrativa (Dpr. 445/2000) e le Delibere CNIPA in materia di sistemi informativi finalizzati alla gestione del protocollo informatico, alla gestione documentale e all’automazione dei procedimenti amministrativi. La relatrice ha poi preso in esame le novità introdotte dal Codice digitale in relazione ai nuovi diritti che i cittadini e le imprese hanno di richiedere l’uso dell’ITC nei rapporti con la P.A. e l’obbligo imposto alla stessa P.A. di offrire servizi di qualità e riorganizzare gli sportelli unici per la gestione dei procedimenti in maniera informatica. La Massella si è soffermata sulla gestione documentale, riferendosi non solo al pieno valore probatorio dei documenti informatici, ma soprattutto all’esigenza di gestire i procedimenti amministrativi in maniera informatica con raccolta degli atti nei fascicoli informatici, alla possibilità di conservazione su supporti digitali e al recupero del cartaceo con piani programmati e graduali di sostituzione. Al fine di analizzare nel dettaglio le  questioni legate alla  dematerializzazione si è infatti formato - ha riferito la relatrice- un Gruppo di Lavoro interministeriale istituito dal Ministro Stanca e coordinato dal CNIPA a cui partecipa anche il Ministero per i Beni e le Attività Culturali, che si pone come obiettivi l’individuazione dei criteri e delle modalità tecniche per la conservazione sostitutiva permanente dei documenti e la definizione di regole per la trasmissione e l’esibizione dei documenti che ne garantiscano l’integrità, la conformità e la provenienza. La Segreteria Tecnica del GdL sulla dematerializzazione presieduta da Enrica Massella è costituita in 10 Tavoli Tecnici, e composta da persone designate dalle Amministrazioni – per il MiBAC, la dott.ssa Maria Grazia Pastura -  da esperti, da rappresentanti delle Associazioni interessate ( anche l’ANAI) e da operatori del settore.

All’ampia e analitica relazione di Enrica Massella ha fatto seguito la comunicazione dell’architetto Paolo Scarpellini, direttore della Direzione Regionale per i Beni Culturali e Paesaggistici della Sardegna, “Il patrimonio culturale: una realtà unitaria”. L’architetto ha richiamato il concetto unitario di bene culturale, tanto caro agli archivisti che, nel 1974, quando per decreto legge fu istituito il Ministero per i Beni Culturali e l’Ambiente, si mobilitarono per vedere riconosciuto formalmente il loro valore e fecero sì che anche gli archivi entrassero a far parte di una sola amministrazione (Legge di conversione 5/1975). Riallacciandosi poi al tema della Giornata ha posto l’accento sulla carenza di risorse finanziarie e strutturali che limitano di fatto il processo di sviluppo digitale tanto auspicato.

Hanno poi preso la parola il dott. Daniele Marongiu e la dott.ssa Valeria Floris, allievi del dottorato di ricerca “Diritto dell’attività amministrativa informatizzata e della comunicazione pubblica” dell’Università di Cagliari, componenti dello staff, coordinato dal prof. Giovanni Duni, docente di Informatica amministrativa nella Facoltà di Scienze Politiche dell’ateneo cagliaritano, che ha collaborato con l’ufficio legislativo del Ministro Stanca per la redazione della norma del Codice riguardante la formazione del fascicolo elettronico. I dottorandi hanno riferito della loro esperienza volta ad individuare i documenti e gli elementi sostanziali del fascicolo informatico.

E’ seguita quindi la relazione del prof. Stefano Pigliapoco, docente di Archivistica informatica presso l’università di Macerata, Sistemi per la formazione e la conservazione della memoria digitale, che, in linea con l’intervento precedente, ha sottolineato come sia fondamentale per poter parlare di conservazione digitale, assicurare preventivamente la formazione del fascicolo elettronico, unità di base dell’archivio, attraverso l’utilizzo del titolario e del massimario di scarto, del manuale di gestione e del sistema di protocollo. A fronte di questi requisiti indispensabili per una corretta formazione dell’archivio da parte del soggetto produttore, permangono tuttavia i problemi legati all’obsolescenza delle tecnologie, delle firme elettroniche e della difficile valutazione dell’autenticità e dell’integrità dei documenti. Dopo aver analizzato in maniera chiara e approfondita le parti in cui si deve articolare un sistema per la formazione e la conservazione della memoria digitale (soggetto produttore, produzione e gestione informatica dei documenti, conservazione e fruizione della memoria digitale, database e storage management, amministrazione del sistema) il relatore ha proseguito aggiungendo che gran parte delle pubbliche amministrazioni non è dotata di risorse umane e strumentali adeguate e pertanto appare inevitabile l’istituzione di centri di conservazione digitale, ossia di strutture dedicate alla conservazione delle memorie digitali provenienti da più soggetti produttori, dotati di tecnologie avanzate e di personale archivistico e informatico altamente specializzato. Grandi istituti di concentrazione dovrebbero essere retti da un Responsabile della Conservazione che assicuri un raccordo con gli archivi di deposito degli enti produttori, proceda all’acquisizione sistematica delle unità archivistiche, assicuri la descrizioni secondo gli standard internazionali e consenta la fruizione nel rispetto della privacy. Il responsabile dovrà inoltre verificare periodicamente la leggibilità degli archivi, procedendo anche al riversamento degli stessi su altri formati e supporti, dovrà in sintesi garantire la corretta esecuzione delle procedure di conservazione secondo la normativa vigente.        

Ha concluso la mattinata la relazione del dott. Gianluigi Contini, del Servizio Trasparenza e Comunicazione della Direzione Generale della Presidenza della Regione Sardegna, Le linee guida per la gestione e la tenuta dei documenti e degli archivi dell’amministrazione regionale. Il relatore ha brevemente illustrato le attività di competenza dal Servizio che, oltre a coordinare gli Uffici relazioni con il pubblico e trasparenza dell’Ente, svolge le funzioni relative al diritto di accesso e alla comunicazione istituzionale, sovrintende agli archivi correnti e di deposito dell’intera Amministrazione. Contini ha ricordato il percorso intrapreso a partire dal 2003 relativamente alla gestione informatica dei flussi documentali, alla trasparenza e agli archivi e la decisione maturata di affidare a consulenti esperti l’avvio di sperimentazioni interne alle Direzioni Generali in materia di archivi correnti, di deposito e storici. Ha sottolineato la collaborazione avviata all’interno del Gruppo di Lavoro degli Archivi delle Regioni (MiBAC e ANAI), per la elaborazione del Titolario, del Massimario di Conservazione e del Manuale di gestione. Tutto il lavoro di studio e di omogeneizzazione dei procedimenti ha portato – ha riferito sempre Contini -  all’approvazione delle Linee guida, pubblicate sul BURAS n° 22 del 9 luglio 2004  (Supplemento straordinario n° 1), per l’organizzazione della gestione e della tenuta dei documenti in tutte le fasi dell’attività amministrativa dell’Amministrazione Regionale, dal momento dell'acquisizione fino alla loro archiviazione. Attualmente sono in corso di definizione le Linee guida per la gestione dell'archivio di deposito e la definizione del Manuale di Gestione. Tutto questo lavoro di grande attenzione verso gli archivi da parte della Regione Sardegna ha dato anche vita ad un grande processo di formazione del personale e all’avvio di altre iniziative di grande rilievo tra cui il Censimento degli archivi di deposito; la digitalizzazione delle Serie dei Decreti del Presidente e delle Deliberazioni della Giunta dalle origini, e il progetto SIBAR, per la parte relativa alla gestione documentale.

La sessione pomeridiana ha avuto inizio con la lettura, da parte del dottor Ferrruccio Ferruzzi, della relazione ”Problemi e prospettive archivistiche del Codice dell’amministrazione digitale”,  inviata dalla dott.ssa Maria Grazia Pastura della Direzione Generale degli Archivi che, per sopraggiunti impegni istituzionali, non ha potuto partecipare al Convegno. La relazione, di grande interesse per gli aspetti giuridico-normativi, ha analizzato l’evoluzione legislativa di interesse archivistico sino ad esaminare analiticamente le norme del Codice digitale, nei confronti del quale si pone in maniera non critica. La dott.ssa Pastura ha affermato infatti che sebbene con l’emanazione del Codice  si sia  creata una sorta di cesura tra le vigenti disposizioni del DPR 445/2000 in materia di formazione e conservazione degli archivi pubblici – che peraltro sembrano riferirsi al solo archivio cartaceo - e quelle del dlgs 82/2005 (Codice dell’Amministrazione digitale) la cesura è di natura più che altro apparente. Nonostante il termine “archivio” o “servizio d’archivio” o archiviazione o anche gestione del flusso documentale non compaia mai nell’articolato e il documento informatico sia trattato come un oggetto privo totalmente del suo contesto, salvo che per il riferimento alla possibilità di costituire un fascicolo dei documenti attinenti allo stesso procedimento, con qualche attenzione – ha sostenuto la relatrice - si possono rintracciare riferimenti ad una struttura archivistica sostanzialmente corretta, e disposizioni che chiamano in causa la competenza dell’Amministrazione archivistica statale, attraverso cui le norme stesse si saldano con quelle del Codice dei Beni Culturali e del Paesaggio (Dpr. 42/2004), come ad esempio negli artt. 1, 43, 44… L’ Amministrazione archivistica – ha proseguito la dott.ssa Pastura - sta operando concretamente con Gruppi di Lavoro nazionali attraverso l’elaborazione dei quadri di classificazione, dei massimari di scarto o piani di conservazione e del manuale di gestione.

Il dott. Ferruccio Ferruzzi è passato poi a presentare il suo intervento “L’identità degli archivisti nel passaggio dalla carta al digitale”. Il relatore ha richiamato la funzione fondamentale dell’archivista quale conservatore della memoria storica non disgiunta però dal ruolo di gestore dei documenti, ossia di responsabile del processo di formazione documentale. Si tratta del duplice aspetto di una sola figura professionale che negli ultimi anni, con l’utilizzo delle tecnologie informatiche e telematiche si è altamente specializzata, dando vita a due ruoli specifici. Per quanto riguarda l’archivista addetto all’archivio in formazione, Ferruzzi si è soffermato sulla figura del record manager che, presente nel mondo anglosassone si sta affermando sempre più, anche nella nostra realtà culturale. Il problema di fondo, su cui il relatore ha posto l’accento, è che in questo momento di grande trasformazione diventa fondamentale la formazione dell’archivista che, come più volte è emerso anche nelle relazioni precedenti, alla preparazione di base giuridico-umanistica deve unire competenze informatiche. In particolare gli archivisti devono adoperarsi per far sì che siano mantenuti nel tempo i requisiti dell’autenticità, della leggibilità e accessibilità della produzione documentaria digitale e garantire l’identificazione univoca dei documenti e delle loro relazioni, conservando i dati che esprimono l’appartenenza del singolo documento al complesso archivistico dell’ente produttore all’interno del quale è organicamente e gerarchicamente inserito. Ferruzzi ha quindi concluso invitando ad una attenta riflessione sul diverso approccio che archivisti e informatici  hanno verso i documenti: i primi ritengono fondamentali i dati contestuali;  i secondi guardano essenzialmente al dato, all’informazione in esso contenuti.

L’ultima parte del Convegno è stata dedicata all’esame di alcuni casi concreti posti in essere da Aziende che operano nel settore della digitalizzazione degli archivi storici e dei flussi documentali.

Il primo caso è stato presentato dall’ ing. Flavio Tariffi, amministratore delegato della Space Spa, e dalla dott.ssa Raffaella Lantini, con l’approfondita e articolata relazione ”La dimensione culturale della digitalizzazione: esperienze di interventi integrati dalle fonti alla narrazione di percorsi tematici e territoriali”. La presentazione ha illustrato le ampie possibilità di valorizzazione e diffusione delle conoscenze attraverso la digitalizzazione delle fonti documentarie nel significato più ampio del termine partendo dall’esame di due casi concreti: il Museo storico di Barumini e la Biblioteca Universalis della Biblioteca Nazionale centrale di Firenze. L’ing. Tariffi ha sottolineato che ogni progetto di digitalizzazione prevede un percorso obbligato articolato in cinque momenti: 1) Piano editoriale; 2) Digitalizzazione di qualità; 3) Conoscenza “granulare” delle fonti, mediante la generazione di files MAG (metadati amministrativi gestionali) e un sistema di archiviazione, la Teca digitale, che gestisce i files derivanti dalla digitalizzazione e ne permette la fruizione; 4) Gestione della conoscenza, basato su liste tassonomiche ma anche su sistemi più evoluti rappresentati da ontologie di dominio; 5) Accesso alle collezioni secondo due modalità, l’una semplificata con un OPAC per la consultazione in rete con interfaccia grafica realizzata con linguaggio Flash e accesso html, e l’altra più elaborata con il leggio elettronico Scripta Visio che consente l’esplorazione dei fondi, e la navigazione all’interno delle varie articolazioni fino all’accesso al singolo documento. La piattaforma Scripta è conforme agli standard descrittivi ISAD (G), ISAAR (CPF), EAD, Dublin Core. Sono seguite interrogazioni, ricerche dirette via web delle collezioni digitali.

Ha concluso la giornata la stimolante relazione La dematerializzazione dei flussi documentali: Analisi e problematiche del dott. David Harris, direttore generale della Krenesiel Spa. Il dott. Harris è entrato subito nel tema della Giornata affermando che l’interesse dell’informatico nei processi di digitalizzazione dei flussi  è sempre stato diretto al dato, al contenuto del documento in sé e non alle relazioni di contesto. Ha pertanto proseguito invitando gli archivisti a tendere una mano agli informatici per cercare di stabilire una linea di incontro e poter collaborare per trovare soluzioni che soddisfino entrambe le esigenze. Il relatore ha poi illustrato gli strumenti introdotti dal Codice digitale per la dematerializzazione dei flussi ossia la firma digitale, la posta elettronica certificata, le carte elettroniche, i documenti informatici e i siti web, che concorrono a rendere più efficace ed efficiente l’azione amministrativa. Ha infine analizzato nel dettaglio l’esperienza di reingegnerizzazione dei processi organizzativi e documentali  e la sostituzione dei flussi cartacei con quelli informatici, condotta presso l’INPDAP nel biennio 2004-2005.