Gli incontri avevano lo scopo di illustrare i metodi e i percorsi con cui le diverse realtà istituzionali (Amministrazione archivistica, Regioni, Province autonome, enti ecclesiastici, singoli istituti di conservazione), hanno realizzato i loro sistemi informativi, in modo da supportare la Regione del Veneto nella futura realizzazione del proprio sistema.

Nel rimandare – per la specificità degli interventi - a quanto disponibile in rete, si preferisce esporre, in questo contesto, le impressioni raccolte fra il pubblico, che ha partecipato numeroso a tutti gli incontri, dimostrando un vivace interesse.

Dagli interventi dei relatori “istituzionali” sembra sia emerso un quadro di grande frammentazione, sia a livello di Amministrazione centrale dello Stato che a livello di enti locali, costellato qua e là da qualche esempio positivo di collaborazione, ma il più delle volte esemplificativo di una specie di sindrome da accerchiamento reciproco e di gelosa tutela dei confini istituzional-informativi di competenza e d’influenza.

Infatti, per quanto riguarda l’Amministrazione centrale degli Archivi, è stata più volte evidenziata la presenza di diversi sistemi informativi in possibile conflitto tra loro in quanto, oltre alla versione on-line della Guida generale degli Archivi di Stato, che dovrebbe presto migrare in XML per permettere un aggiornamento delle informazioni da parte dei singoli istituti, e al SIUSA (Sistema informativo unificato delle soprintendenze archivistiche), che già è un sistema partecipato ed aperto a diverse realtà e nel quale si stanno riversando le banche dati del progetto ANAGRAFE, in questi ultimi tempi si è avviata anche la realizzazione del SIAS (Sistema informativo degli Archivi di Stato, ormai esteso a 90 Archivi di Stato) – e qui si vuole segnalare l’eccezione precorritrice del SIASFi (Sistema informativo dell’Archivio di Stato di Firenze) - e la progettazione del SAN (Sistema archivistico nazionale), sul modello di SBN (Sistema bibliografico nazionale), cui tutti i sistemi informativi archivistici appena citati dovrebbero far riferimento.

A livello locale, poi, la situazione non è migliore in quanto, seppur si stiano formando dei sistemi informativi regionali di riferimento, ogni regione, ogni provincia, ogni comune sta creando un suo sistema informativo particolare per contenuti e tecnologia.

La rigidità delle strutture istituzionali e le loro separazioni sia interne (organizzazione “a silos”) sia verso l’esterno (difficoltà ad “interoperare”) sono stati quindi i problemi che più di tutti sono emersi in questi incontri, accentuati anche dalla mancanza di un vero coordinamento tra le istituzioni (reso sempre più difficile, se non impossibile, anche dalle recenti normative di stampo autonomistico), cui il protocollo Stato-Regioni del 27 marzo 2003 è apparso quasi fin da subito solo come un tenue, anche se importante, punto di riferimento.

Il modello cui l’amministrazione archivistica intende far riferimento sembra comunque essere SBN, vale a dire quello di creare un sistema piramidale dei sistemi con al vertice il SAN, subito sotto i sistemi degli archivi di stato, delle soprintendenze e delle regioni e infine, a scalare, ma senza una rigida compartimentazione, i sistemi provinciali, comunali e di istituto. L’obiettivo è quindi di ottenere una struttura pubblica (non ancora però individuata) che coordini e controlli tutti i sistemi informativi italiani e che detti le regole di accesso ed utilizzo, ma che allo stesso tempo lasci ampia autonomia ai vari istituti e sistemi intermedi. Il modello presenterebbe quindi una suddivisione in tre diversi livelli di autorità per l’inserimento e la gestione dei dati: alto (SAN), medio (SA, AS e Regioni, o anche province e comuni) e basso (i singoli istituti), distinguendo tra informazioni di 1°, 2° e 3° livello.

In numerosi interventi è stata poi evidenziata la cronica mancanza di risorse per la realizzazione di tali sistemi e perciò è apparso controcorrente, e molto interessante, l’esperienza illustrata dalla Regione Lombardia nel campo delle sponsorizzazioni da parte di soggetti privati. Sottolineava infatti Roberto Grassi a tale proposito che, paradossalmente, il punto di maggior forza della politica culturale della regione Lombardia è la disponibilità di poche risorse finanziarie (4,25 € pro capite contro la media nazionale di 13 €). Questa penuria di risorse infatti spinge alla ricerca di partenariati e sponsorizzazioni sia pubbliche che private, causando notevoli ricadute a livello qualitativo, in quanto elimina i processi autoreferenziali di giudizio e apre confronti seri tra le diverse componenti.

Altro punto da segnalare è il rapporto fra conservatori della memoria, impegnati sul fronte della rappresentazione e della descrizione del patrimonio archivistico e culturale, e fruitori dei documenti, storici professionisti in primis, che è stato scherzosamente riassunto da Giuseppe del Torre dell’Università di Venezia con la domanda “ancora un altro pezzo!”, spesso pronunciata nelle sale di studio dallo storico per richiedere all’archivista un numero (quasi) infinito di buste e registri. Si tratta di un tema che nel corso degli anni ha conosciuto posizioni differenziate, talvolta contrapposizioni aspre e condizionamenti reciproci; di certo il rapporto fra le due categorie va definito nell’ottica di un reciproco beneficio, rispettoso delle specifiche professionalità, e in questa direzione i sistemi informativi possono risultare estremamente efficaci. La necessità infatti di disporre on-line degli strumenti di ricerca o di riproduzioni di documenti, di prenotare pezzi via e-mail senza doverli attendere per ore nelle sale di studio, oppure l’opportunità di fare ricerche tematiche su un determinato edificio o persona o istituzione, sono le esigenze che sono state maggiormente evidenziate dagli storici che hanno partecipato al dibattito finale e la cui realizzazione potrebbe forse far finalmente superare l’annoso problema della “contingentazione” dei pezzi da consultare.

Vere protagoniste degli incontri sono state le discipline scientifiche: archivistica, bibliografia e museologia soprattutto, ma anche storia, architettura, informatica, etc., soprattutto nell’ottica di una sinergia tra esse per la creazione di sistemi informativi comuni alle diverse tipologie di beni culturali, reputati da alcuni come un grande beneficio per gli utenti. Costituiscono esempi mirabili in questo campo le esperienze illustrate dal MART (Museo di arte moderna di Rovereto e Trento), nel cui sistema informativo (CUM – Catalogo unico del museo) convivono dati archivistici, bibliografici e museali, e dall’Archivio progetti dello IUAV (Istituto universitario di architettura di Venezia), che è giunto addirittura all’elaborazione di tecniche descrittive di particolari tipi di documenti, quali sono i disegni di architettura, mutuando i modelli bibliografici.

Nei sette pomeriggi di studio padovani è emerso qualcosa di più di un semplice confronto tra software applicativi più o meno efficaci o veloci. Innanzitutto la consapevolezza che i sistemi informativi archivistici sono dei veri e propri progetti culturali e che è quindi indispensabile, citando Isabella Zanni Rosiello, pensare ad una “rinnovata messa in forma della memoria”. A questo proposito Stefano Vitali ha osservato che è necessario, nella progettazione di un sistema informativo archivistico, non considerare solo i diversi contesti in cui gli archivi sono stati formati, conservati, utilizzati, etc. (storia delle istituzioni, storia degli archivi, etc.), ma tenere conto anche del fatto che, con il loro inserimento nel web, si creano inevitabilmente, anche senza l’intervento umano, dei nuovi contesti in cui operare, in quanto la struttura stessa è portatrice di informazione. La progettazione e la realizzazione di sistemi informativi archivistici non deve quindi essere intesa come un mero trasferimento di dati dalla carta al web, ma come un’operazione culturale di ampia portata, le cui conseguenze nel medio e lungo periodo non sono ancora state del tutto chiarite.