Dalla loro istituzione, nel 1986, gli archivi della città di Ginevra hanno ricevuto ed inventariato circa 80 fondi archivistici di carattere sia pubblico che privato. Nell’arco di questi venti anni sono stati redatti inventari manoscritti, dattiloscritti e infine con programmi di videoscrittura. La necessità di gestirli su un’unica piattaforma informatica che ne consentisse una consultazione agile, garantendo al tempo stesso la fedeltà agli standard di descrizione archivistica, ha portato nel 2001 allo sviluppo di un’applicazione specifica. Da queste esigenze ha quindi preso le mosse il progetto IDEA i cui obiettivi, fin dall’inizio sono stati: l’utilizzazione delle norme internazionali di descrizione, ISAD (G) e EAD; il recupero elettronico degli inventari già realizzati; la realizzazione di strumenti elettronici che facilitassero l’elaborazione di nuovi inventari; la possibilità di consultare gli inventari con facilità da parte anche di utenti senza una specifica formazione archivistica.

 

Depuis leur création en 1986, les Archives de la Ville de Genève (AVG) ont reçu et inventorié près de 80 fonds d’archives d’origine publique ou privée. Les inventaires de ces fonds représentent près de 6000 pages de textes. Ils ont été réalisés successivement sous forme manuscrite, dactylographiée, à l’aide du logiciel Visio4 et enfin, pour les plus récents d’entre eux, sous forme de tableaux Word.

A long terme, le recours à un traitement de texte pour réaliser nos inventaires nous semblait peu viable. C’est pourquoi, à plusieurs reprises, la question de l’acquisition d’un logiciel de gestion des archives, et plus particulièrement de description archivistique, pour accomplir nos tâches, a été abordée.

Toutefois ces outils posent d’importants problèmes: leur évolution et leur pérennité dépendent entièrement d’une entreprise commerciale dont la durée de vie n’est en rien assurée, leur acquisition implique des dépenses importantes tant pour l’achat que pour la maintenance et l’utilisateur n’a aucun contrôle sur le format propriétaire qui structure les données.

Suite à ce constat, nous avons décidé de développer notre propre application. Dès 2001, les objectifs du projet étaient clairs. Nous voulions réaliser un outil informatique qui :

repose sur les normes internationales,

permette la récupération automatisée des inventairs déjà réalisés,

facilite l’élaboration de nouveaux inventaires,

puisse être utilisé par des personnes ne disposant pas nécessairement d’une formation complète en archivistique,

puisse permettre la consultation en ligne de tous les inventaires.

 

Après réflexion, nous avons opté pour une solution combinant ISAD(G) et EAD/XML, normes indépendantes des fournisseurs commerciaux, qui ont l’avantage d’être stables tout en étant capables d’évoluer. Ainsi est née l’idée de l’application IDEA (Instrument de description électronique des archives), grâce à laquelle nos inventaires ont été mis à disposition sur le web au mois de décembre 2003.

 

 

C’est par une suite de circonstances favorables que nous nous sommes trouvés en mesure de passer de l’esquisse à la réalisation du projet :

Au printemps 2002, un collègue de la Haute Ecole de gestion (HEG) de Genève nous met en contact avec Madame Sarra Ben Lagha, une informaticienne spécialisée en XML, enseignante à la Haute Ecole Commerciale de l’Université de Lausanne et à la HEG de Genève. Elle se montre intéressée par notre projet.

Au début de l’automne de la même année, notre service reçoit le financement nécessaire pour envisager la réalisation d’une application et la Direction des Systèmes d’Information (DSI), le service informatique de la Ville de Genève, désigne l’une de ses informaticiennes, Madame Vania Cavalli, pour suivre le projet qui se dessine alors.

Finalement, en décembre, Sarra Ben Lagha reçoit de la DSI le mandat de réaliser une application informatique basée sur ISAD(G) et EAD pour les inventaires de notre institution.

 

 

A partir de décembre 2002, le processus de réalisation est enclenché et les étapes s’enchaînent. Le projet prend treize mois en tout pour aboutir.

 

Dès l’origine du projet, nous avons fait un choix qui s’est révélé déterminant par la suite. Plutôt que de baliser en EAD les inventaires à la main, nous avons mis ISAD(G) (dans sa version 2000) au centre du processus. La norme devait représenter en quelque sorte la colonne vertébrale sur laquelle l’application informatique devait reposer. Nous avons donc décidé simplement de baliser en EAD les champs d’ISAD(G) et d’ajouter quatre champs d’indexation : institutions, personnes, lieux et sujets.

 

A partir de cette option fondamentale, Sarra Ben Lagha a élaboré une DTD spécifique de XML, basée sur la structure de l’ISAD(G). Elle a créé une série de procédures informatiques qui permettent de convertir les tableaux Word dans cette DTD ainsi que de générer les fichiers EAD, html et pdf.

 

Comme logiciel d’édition XML, elle a préféré le logiciel XMLSpy à XMetaL, instrument généralement utilisé par les institutions archivistiques, pour des raisons de coûts et de convivialité.

 

Quant à Vania Cavalli, elle a d’une part veillé à ce que nous disposions du support technique nécessaire et d’autre part réalisé l’application Lotus Notes dans laquelle sont stockés et gérés les fichiers XML, html et pdf générés grâce au logiciel XMLSpy et aux outils réalisés par Sarra Ben Lagha. Pour finir, elle conçoit l’aide en ligne destinée à l’utilisateur et le module de réservation de documents.

 

De manière à capitaliser l’expérience des différentes personnes qui sont intervenues dans le projet et à pouvoir partager dans le futur une même façon de faire, nous avons réalisé au fur et à mesure de l’avancement du projet un petit Guide d’application d’une quarantaine de pages, destiné aux collaborateurs. Même si l’utilisation d’IDEA n’est pas compliquée, elle demande un peu de pratique pour se familiariser avec certaines de ses particularités. Cette initiative s’est révélée fort utile. Ce manuel, constamment enrichi, est devenu au fil du temps un instrument incontournable.

 

 

Les pages web comprenant les inventaires des Archives de la Ville de Genève sont accessibles en ligne depuis le 9 décembre 2003 (http://www.ville-ge.ch/archives/). Tous nos inventaires, sans exception, sont mis à disposition sous forme de page web (html), de document imprimable (pdf) et de document balisé (EAD).

 

En ce qui concerne les pages web, notre principal souci a été d’assurer aux utilisateurs le meilleur confort de navigation possible. C’est pourquoi les informations de base nécessaires pour pouvoir se déplacer aisément dans un inventaire, telles que les zones de l’ISAD(G) et les séries composant le fonds, figurent en permanence dans la fenêtre de gauche. L’usager peut ainsi facilement comprendre la structure de chaque fonds et naviguer grâce aux liens hypertexte. (Voir figure 1).

 

De plus, s’il le souhaite, il peut recourir au moteur de recherche de Lotus Notes et effectuer une recherche simultanée à travers plusieurs inventaires ou dans l’ensemble des inventaires. La recherche dans un inventaire spécifique peut être effectuée, quant à elle, à l’aide du moteur du logiciel de navigation. Nous avons choisi de nous contenter pour le moment de cette solution, qui, avec le recul, se révèle assez efficace.

Les utilisateurs peuvent également réserver à l’avance les documents qu’ils souhaitent venir consulter aux Archives. Cette possibilité a été très favorablement accueillie.

 

 

La plus grande difficulté que nous avons rencontrée dans ce projet a été d’ordre archivistique et non pas informatique, comme nous l’avions imaginé avant de nous lancer dans cette opération.

 

Le fait d’être une institution récente nous a bien sûr facilité la tâche. Nous n’avions à reprendre ni une masse trop importante d’inventaires, ni des couches successives de descriptions faites au cours du temps selon des modèles différents. Mais les inventaires les plus anciens ont été tout de même plus difficiles à convertir que les récents. Par exemple, l’architecture des fonds a dû parfois être revue car elle était souvent incohérente par rapport aux différents niveaux de description. Au contraire les inventaires réalisés après 1996, partiellement conformes à ISAD(G), ont facilement passé l’obstacle.

La norme ISAD(G) impose de tenir compte constamment du niveau de description. Chaque information doit être attribuée strictement au niveau correspondant. Nous avons dû modifier notre pratique et introduire quelques règles internes de façon à garder une certaine cohérence. Les informations concernant l’évaluation et la sélection, par exemple, figuraient autrefois dans la partie introductive de l’inventaire, qu’elles soient relatives au fonds dans son ensemble ou à l’une de ses subdivisions. Elles sont désormais distribuées au niveau adéquat: seules les opérations de tri et de sélection de portée générale figurent au niveau du fonds, tandis que les autres se trouvent dans la description du niveau correspondant.

IDEA nous a également obligés à reconsidérer la profondeur de description que nous souhaitions adopter pour chaque inventaire. Nous pouvons moduler nos interventions en fonction de l’importance des fonds, de leur taille, de l’urgence et des forces de travail disponibles. Cette petite révolution dans la pratique peut se révéler fort utile pour gérer et planifier l’ensemble des opérations de traitement des fonds d’une institution.

Le recours à IDEA a mis également en exergue des points qui n’apparaissaient pas de façon aussi évidente avant son introduction. Nous devons veiller par exemple à éviter une trop grande disparité dans les façons de décrire et surtout de mentionner des données répétitives, telles que les dates, les références, les abréviations, etc. Ainsi, avons-nous réalisé un vade-mecum de la description, qui est alimenté au fur et à mesure des travaux de traitement et de l’apport des différents intervenants. Cette façon de faire nous permettra de disposer à terme d’un instrument de référence et de contrôle, partagé par toutes les personnes amenées à classer et décrire des fonds, chose qui n’existait pas auparavant.

 

 

 

En mettant tous nos inventaires à disposition sur le web, nous avons réalisé une avancée déterminante. Mais il ne s’agit pas d’en rester là. Ce projet ne représente en réalité qu’une étape ; il s’insère dans un plan plus large qu’il convient encore de développer et de mettre en place.

 

La Bibliothèque Publique et Universitaire (BPU), qui a été notre partenaire dès le début du projet, travaille actuellement à une adaptation de notre application pour les besoins de son Département des manuscrits. Toutefois le degré de précision requis pour décrire les manuscrits littéraires ou scientifiques dont il a la charge impose de développer davantage certains champs d’information et d’indexation que nous ne l’avons fait.

 

Depuis la mise en ligne de nos inventaires, d’autres services de la Ville de Genève ainsi que des services d’archives d’autres Cantons se sont montrés intéressés par IDEA. Cet instrument, que nous avons voulu tout à la fois conforme aux normes internationales, simple, souple et peu coûteux a été conçu dès l’origine pour être partagé. Ainsi, de nouveaux partenariats pourraient bien éclore.

 

Nous souhaitons compléter notre application dans un futur proche par un nouveau volet lié à la norme relative aux créateurs d’archives, l’ISAAR(CPF) (International Standard Archival Authority Record for Corporate Bodies, Persons, and Families) ainsi qu’à la DTD équivalente, l’EAC (Encoded Archival Context).

 

Nous devrons également mener une réflexion approfondie sur la question de l’indexation. Même si des zones ont été prévues à cet effet dans notre application, nous ne sommes pas en mesure de les utiliser actuellement car nous manquons à la fois de personnel, des compétences nécessaires et d’un thésaurus. Seul un projet d’envergure, reposant sur des bases solides et durables, nous permettra de mener à bien ce travail.

 

Se pose encore la question de la mise à disposition sur le web des documents eux-mêmes, ou tout au moins de copies numérisées de documents. Dans notre esprit il n’est bien sûr pas question de tout mettre en ligne mais bien plus de choisir certains ensembles cohérents et utiles. Un premier choix de documents a déjà été effectué.

 

La normalisation permettra également d’envisager à terme la réalisation d’un véritable réseau informatique archivistique à un échelon régional, national voire même international sur le modèle de ce qui s’est fait au Canada par exemple ou sur un autre modèle encore à définir.[11] De nouvelles perspectives s’ouvrent dans ce domaine.

 

 

Si nous devions émettre quelques recommandations aux personnes qui souhaiteraient se lancer dans une opération similaire, quelles seraient-elles ?

Tout d’abord, il convient de bien définir ses objectifs au début du processus et de rester pragmatique tout au long du développement du projet, en gardant à l’esprit que le mieux est souvent l’ennemi du bien ! La recherche de la perfection peut devenir un obstacle difficilement surmontable.

A ce titre, il nous semble préférable de se limiter à baliser ISAD(G) en EAD plutôt que de recourir à toutes les possibilités offertes par EAD, même si elles permettraient de réaliser des descriptions beaucoup plus précises et riches. Une abondance excessive de champs d’information à remplir risque de compliquer inutilement la réalisation de nouveaux inventaires, sans parler de la reprise d’inventaires réalisés antérieurement.

Sur ce dernier point, il convient de bien mettre en rapport l’intérêt de la conversion des anciens inventaires et le travail qu’elle nécessiterait. Le cas des Archives de la Ville de Genève est à cet égard assez particulier, puisqu’elles sont paradoxalement avantagées par leur création récente et le nombre peu élevé de leurs fonds. D’autres services, plus anciens et en charge de fonds plus nombreux, auront tout intérêt à se concentrer sur la réalisation des nouveaux inventaires depuis un temps « T », en laissant la question du rattrapage pour des jours meilleurs…

Lorsque la conversion de toute ou partie des anciens inventaires est décidée, il est important de les harmoniser au maximum afin de permettre l’automatisation de cette opération. Il est plus aisé de trouver parmi les archivistes des personnes capables de travailler à la mise à niveau d’anciens inventaires en vue de leur conversion automatique plutôt que des personnes aptes à baliser « à la main » des inventaires en EAD…

Pour finir, la réflexion doit déborder la simple réalisation d’un instrument de description pour embrasser un champ plus large. Avec l’essor des nouvelles technologies, on peut inscrire la création d’une application dans une succession de projets qui doit mener les archivistes des descriptions traditionnelles vers des instruments plus sophistiqués et partagés.

 

Contacts: Didier Grange (didier.grange@seg.ville-ge.ch) et François Burgy, (francois.burgy@seg.ville-ge.ch), Archivistes; Sarra Ben Lagha, consultante, spécialiste de XML (benlagha@bluewin.ch).

 

Site web : http://www.ville-ge.ch/archives/