Al di là di archivi noti, la Cineteca nazionale, l’Istituto Luce, la Cineteca di Bologna, quella del Friuli, il Museo nazionale del cinema di Torino, l’Aamod e altri ancora, esistono centinaia di strutture che si occupano di cinema e di tutela di film.

Dalla fine degli anni Settanta agli anni Novanta in Italia si è cercato, attraverso convegni, seminari, rassegne di far dialogare e confrontare tali istituti su problematiche comuni (restauro, descrizione, accesso, uso, riuso di documenti filmici), grazie in particolare all’impegno della Cineteca Nazionale, della Fondazione Aamod, degli istituti storici della Resistenza, di organismi di coordinamento quali per esempio il CarL (Centro audiovisivi regione Lazio). Ma al di là delle occasioni discontinue ed episodiche di incontro, non si era mai riuscito in Italia a creare una rete di collaborazione effettiva e operativa su obiettivi e progetti comuni. C’è da segnalare il fatto che il riconoscimento di bene culturale del documento filmico in Italia è avvenuto, come è noto, solo alla fine del 1999.

Lo studio e la ricerca scientifica in merito alla salvaguardia dei patrimoni filmici sono storia recente. È vero che esistono da oltre mezzo secolo organismi internazionali di riferimento per tutte le questioni inerenti il trattamento dei documenti filmici, quali la Fiaf (Federazione internazionale degli archivi di film), ma di fatto della tutela degli audiovisivi, in quasi tutti gli archivi e le cineteche d’Italia, si sono principalmente occupati gli operatori del settore, che hanno fatto riferimento soprattutto alla propria esperienza e al proprio mestiere maturati sul campo, e non certamente a discipline strutturate o a profili professionali specifici e istituzionalizzati. Al contrario di quanto accaduto per altri beni culturali, quali la documentazione cartacea d’archivio, i libri, gli oggetti d’arte.

Per quanto riguarda per esempio la descrizione e l’accesso ai dati sui patrimoni filmici, ogni archivio audiovisivo in Italia, dopo l’avvento dagli anni Novanta di cataloghi informatizzati, di database relazionali dotati di sistemi di information  retrieval, dispone di un proprio sistema informativo, con un proprio tracciato catalografico, tarato sulle esigenze di gestione dei materiali, dei contenuti e delle tipologie documentarie conservati. Non sono stati quindi seguiti standard di descrizione specifici. L’unica eccezione è costituita dalle regole di catalogazione per archivi di film, pubblicate dalla Fiaf nel 1991, che derivano tuttavia dal mondo biblioteconomico e, di fatto, almeno in Italia, non sono mai state adottate integralmente (solo tenute presenti in parte e in certi casi).

 Dal 2003 è accaduto un piccolo miracolo, grazie soprattutto all’interesse e all’impegno dell’Anai (Associazione nazionale archivistica italiana) e della sua Presidente, Isabella Orefice. Organismo super partes, l’Anai è riuscita a sollecitare l’attenzione di discipline tradizionali e consolidate, quali l’archivistica e la biblioteconomia, nei confronti del mondo della conservazione filmica; viceversa, è riuscita a sensibilizzare il mondo delle cineteche e degli archivi audiovisivi sulla necessità di tenere conto dell’esperienza di archivisti, documentalisti, bibliotecari nel campo del trattamento dei materiali documentari di varie tipologie da essi custoditi.

Nel maggio 2003, a Torino, l’Anai ha organizzato un convegno internazionale dedicato alla “memoria del cinema”, in cui conservatori, storici, storici del cinema, collezionisti, bibliotecari, archivisti, formatori, si sono confrontati su una serie di questioni. L’associazione ha quindi proposto e promosso la costituzione di un Gruppo di Lavoro nazionale, che attualmente coordina, sugli standard di descrizione dei documenti filmici, numerosi archivi audiovisivi italiani, grandi, medi, piccoli. Si è cercato così di sopperire, spontaneamente, a un vuoto e a un ritardo istituzionali in merito all’analisi e allo studio di alcune problematiche riguardanti il trattamento di beni culturali speciali, quali le fonti audiovisive.

Il GdL è stato inizialmente suddiviso in due sottogruppi, uno dedicato in particolare al trattamento dei film, l’altro dell’extrafilm (o non film, termini sull'efficacia dei quali è in corso un dibattito), ovvero dei materiali correlati, vincolati, allegati, di corredo ai film: oggetti, manifesti, locandine, documenti cartacei, comunque conservati negli archivi audiovisivi.

Negli ultimi incontri è prevalso l’interesse dei più a lavorare proprio alla messa a punto di un tracciato catalografico per la descrizione di un film, una scheda filmografica comune che possa fungere innanzitutto da fonte di riferimento per l’identificazione e la descrizione delle opere cui sono riferiti i diversi materiali archivistici posseduti dalle istituzioni coinvolte nel progetto (materiali in pellicola, video, foto da film, manifesti di film, documentazione cartacea di vario tipo attinente film, ecc.).

Nel corso delle riunioni del GdL tenutesi finora dall’aprile 2004 ad oggi, i lavori relativi a questa specifica tematica sono stati condotti, in fase preliminare, attraverso la presentazione dei criteri e dei tracciati descrittivi adottati dalle singole istituzioni coinvolte, mentre, durante l’incontro di Sacile (PN), ospitato dalla Cineteca del Friuli il 10 ottobre 2005, i lavori sul tracciato sono entrati nella fase operativa, con la definizione di una prima serie minima di campi (poco più di venti) e delle relative specifiche. Una prima bozza di tracciato è stata completata nell’incontro successivo del gruppo, svoltosi alla Cineteca Nazionale a Roma, il 13 dicembre 2005. La finalità è anche quella di riuscire a realizzare una metastruttura descrittiva, che abbia come riferimento i principali modelli di descrizione internazionali, e un catalogo nazionale di descrizione e localizzazione delle fonti audiovisive, ovvero di accesso ai patrimoni audiovisivi del nostro paese.

Un impulso in tale direzione è stato offerto dal progetto europeo di standardizzazione delle pratiche di catalogazione e indicizzazione delle opere cinematografiche varato nel 2005 dalla Commissione Europea e affidato al CEN (Comité Européen de Normalisation), in merito al quale si è recentemente costituita una task force cui hanno aderito alcune tra le maggiori cineteche europee (Germania, Francia, Regno Unito, Spagna). Il progetto europeo prevede un duplice obiettivo: 1) un set minimo di regole per la catalogazione delle opere cinematografiche / audiovisive (limitato ai 20 campi essenziali); 2) uno standard di catalogazione completo, che possa fungere sia da riferimento per la costituzione di nuovi database di descrizione di patrimoni audiovisivi, sia per l’adozione di un linguaggio comune, ai fini dell’interoperabilità tra archivi informatizzati.

A tale proposito, nel corso della riunione di Sacile, il Gruppo di lavoro Anai, avendo constatato come il proprio lavoro sulla scheda filmografica nazionale abbia coinciso con le finalità del progetto europeo, ha deciso di attenersi, in questa fase, al primo obiettivo stabilito dalla task force europea, e cioè la definizione di uno standard minimo costituito da 20 campi (accompagnato dal relativo glossario), considerandolo il tracciato minimo utile per la condivisione dei dati, per l’interoperabilità tra database e per la realizzazione di un catalogo nazionale.

Il prossimo incontro del gruppo di lavoro Anai sugli standard di catalogazione negli archivi audiovisivi è previsto per la prima metà di aprile 2006 a Bologna.