L’Istituto degli Innocenti di Firenze, già Spedale degli Innocenti, fu fondato nel XV secolo per assistere l’infanzia abbandonata e ancora oggi si occupa di diritti dei bambini e continua ad avere sede nell’edificio monumentale progettato da Filippo Brunelleschi. Tra i fini statutari dell’ente vi è anche la conservazione dei beni storico artistici e tra questi beni l’istituto riconosce anche il suo archivio antico oltre a tutelare quello moderno. In particolare si sta impegnando nella salvaguardia e valorizzazione dell’archivio di deposito, che negli ultimi decenni del Novecento era stato trascurato e si trovava disperso in diverse parti dell’edificio in condizioni poco funzionali alle attività degli uffici e a rischio di dispersione. Si è delineata quindi la necessità di dare vita a un nuovo archivio di deposito con locali dedicati e idonei alla conservazione. Il presupposto per la realizzazione di questo primo obiettivo era naturalmente il reperimento di spazi idonei. Tali spazi sono stati individuati, in un’area adibita da anni a magazzino, all’interno del complesso architettonico dell’Istituto, facilmente accessibili per i dipendenti che si occupano della gestione dei documenti e nei pressi delle sale di studio dell’archivio storico e della biblioteca.

Questi locali, con il nulla osta della Soprintendenza per i beni architettonici e il paesaggio, sono stati risanati e restaurati e hanno accolto circa 1800 metri lineari di scaffalatura distribuiti in cinque sale, che sono precedute da uno spazio di lavoro, dedicato alla ricerca e alla riproduzione dei documenti. Attiguamente si hanno dei locali utilizzabili per depositi temporanei di materiali, ad esempio per la preparazione dello scarto. Prima di effettuare il trasloco nei nuovi locali è stato necessario censire tutti i materiali archivistici non conservati nell’archivio storico, ovvero tutto ciò che l’Istituto ha prodotto dal 1950 ad oggi. Le operazioni di allestimento dei locali e di censimento dei materiali sono state coordinate da una Unità di progetto affiancata dalla Soprintendenza archivistica per la Toscana e da professionisti esterni. In tal senso la prima operazione svolta dall’Unità di progetto, agli inizi del 2009, è stata la ricognizione dei vari luoghi di deposito dei documenti e un primo calcolo dei materiali ancora presenti negli uffici ma già pronti per essere avviati all’archivio di deposito. Questa prima stima ha portato alla individuazione di circa 1300 metri lineari di documenti. Successivamente è stato acquisito un software adatto a una prima descrizione dei singoli pezzi, Guarini, ed è stato schedato un grosso nucleo di materiale giacente in una soffitta, circa 2000 unità, operazione che ha comportato anche la selezione per un primo scarto. Quasi contemporaneamente è stato censito ed imballato un altro gruppo di materiali della consistenza di circa 600 scatole per un totale di oltre 3000 unità. In seguito sono stati schedati gli atti degli uffici e quelli sistemati in altri locali di fortuna. Si è trattato di un nucleo iniziale di oltre 2000 unità alle quali se ne è aggiunto un altro migliaio. Siamo arrivati così ad avere un quadro complessivo del materiale che, al settembre del 2010, risultava ammontare a circa 8000 unità archivistiche e a kg 1580 di materiale già avviato allo scarto. A questo punto è stato necessario riorganizzare in maniera logica tutte le informazioni raccolte, al fine di ricostruire almeno a grandi linee i vari nuclei documentari che si trovavano sparsi in luoghi diversi e distanti. Ciò ha comportato un riordino virtuale sia dal punto di vista logico-archivistico sia dal punto di vista quantitativo. Poi, con l’ausilio dei progetti di allestimento dei locali, sono stati calcolati gli spazi e programmato la distribuzione del materiale secondo una logica funzionale anche agli sviluppi futuri. La fase successiva è stata la compilazione di un elenco completo di tutte le unità che nel momento del censimento sono state numerate con criteri provvisori, ma utili a questa fase di lavoro. Questo elenco, diviso in cinque parti ciascuna delle quali corrispondeva ad una delle stanze del nuovo deposito, comprendeva il numero provvisorio del pezzo, la sua denominazione, gli estremi cronologici, la tipologia documentaria e il luogo dove prelevarlo. Il trasloco si è svolto tra il 25 novembre e il 14 dicembre 2010, con l’ausilio di una ditta specializzata. Alla fine dei lavori di trasferimento, sono stati occupati circa 900 metri lineari e altri 900 sono rimasti a disposizione per gli accrescimenti. Il nuovo archivio di deposito, inaugurato pubblicamente l’8 aprile 2011 con una giornata di studi, si presenta così distribuito: - Stanza d’ingresso di colore blu: atti della segreteria generale - Stanza a seguire di colore rosso: risorse umane e gestione del patrimonio immobiliare - Stanza arancione: gestione economica del patrimonio: ragioneria, economato, magazzino, amministrazione delle fattorie - Stanza bianca: atti relativi all’assistenza e educazione dei bambini, alla Scuola di puericultura - Stanza blu a fianco della prima: atti relativi alle attività di documentazione ricerca e statistica Si segnala che la stanza bianca contenente gli atti relativi all’assistenza e accoglienza dei bambini, data la riservatezza dei documenti, si trova collocata nella parte più lontana dall’ingresso ed è dotata di scaffali compatti chiusi a chiave. A meno di un anno dal trasloco è già stato preparato un nuovo scarto ed è stato iniziato l’inventario topografico. Per il prossimo anno si prevede di prendere in esame lo studio delle modalità di descrizione e gestione della parte afferente al periodo 1951-1971. Parte che è già da considerarsi storica, ma che non può confluire nell’archivio storico per mancanza di spazio. Altro obiettivo da raggiungere a breve scadenza è la redazione di un Regolamento generale degli archivi che individui con precisione le procedure e le modalità di versamento degli atti dall’archivio corrente all’archivio di deposito. Firenze, 19 ottobre 2011