Questa attività è svolta sia con fondi ordinari che con finanziamenti speciali; a tale schede si sono aggiunte nel tempo quelle elaborate dalle Regioni e da altre Istituzioni con cui l'ICCD ha avviato rapporti di collaborazione, che promuovono operazioni di censimento e catalogazione dei beni culturali.

Il nucleo più consistente dell'Archivio è costituito ancora oggi da schede di catalogo realizzate dal 1969 al 1992 su modelli, definiti dall'Ufficio Centrale per il Catalogo (istituito nel 1969 nell'ambito della Divisione Musei dell'ex Direzione Generale delle Antichità e Belle Arti del Ministero della Pubblica Istruzione), poi diventato Istituto Centrale per il Catalogo e la Documentazione con la nascita del Ministero dei Beni Culturali ed Ambientali nel 1975; in seguito l’Archivio è stato notevolmente implementato sia da schede redatte ancora su modello cartaceo sia dalla stampa delle schede elaborate su supporto digitale.

Il nucleo più antico dell’Archivio, che raccoglie oltre 200.000 documenti, è costituito da vari modelli di "schede"cartacee, redatte tra il 1892 e il 1969.

I primi modelli sono seguenti all'emanazione delle leggi di tutela sul patrimonio culturale del Regno d'Italia della fine dell'Ottocento e testimoniano i tentativi iniziali di censimento e divulgazione dei beni storico-artistici nazionali.

Questo ricco e interessante patrimonio documentario, di notevole valore storico,  è costituito da inventari degli edifici e dei beni mobili in essi contenuti, con descrizioni abbastanza accurate, arricchite spesso da notizie storico-critiche e talvolta da fotografie e disegni.

Nel 2002  è stata avviata la digitalizzazione di questo nucleo storico dell’Archivio, attraverso la produzione di copie digitali dei documenti collegate ad un data base contenente i dati relativi al modello, nonché ai beni in esso descritti.

Dal 2011 è in corso un progetto finalizzato alla realizzazione di una mappatura dettagliata della consistenza del materiale catalografico cartaceo, con i relativi allegati, acquisito all’Archivio in questi ultimi anni e alla redazione di uno specifico piano di fattibilità, per il riordino e la valorizzazione dell’archivio stesso.

Gli obiettivi saranno perseguiti secondo criteri e metodologie in parte mutuati dalle discipline archivistiche, allo scopo di far emergere lo spessore storico, lo sviluppo tecnico/scientifico, culturale della principale attività dell’ICCD: la catalogazione dei beni culturali. La realizzazione di tale progetto permetterà, tramite la definizione delle linee guida per la gestione dell’Archivio schede, la valorizzazione del materiale ivi conservato e la fruizione di questo patrimonio non solo per scopi culturali, ma anche per esigenze di attività correnti e amministrative.

Inoltre si prevede  di far emergere anche un altro tipo di legame, ovvero quello che in origine aveva avviato le attività di catalogazione dei beni culturali, secondo ‘procedimenti’ e progetti territoriali su base regionale, attraverso un preciso nesso tra documentazione e ambiente di sedimentazione dei giacimenti culturali, con una attenzione particolare al contesto ambientale e socio/culturale dei beni oggetto di catalogazione.